¿Cuándo usar Google Forms con firma electrónica en lugar de plataformas especializadas de firma electrónica?
"un cuadro al final de los documentos para que el paciente firme"- Google Docs Editors Community
Es una pregunta frecuente: 363 personas han preguntado en el foro de Google cómo poner un cuadro de firma al final de los documentos de admisión en Google Forms. Un consultorio de fisioterapia que recibe pacientes nuevos, un club que recibe solicitudes de membresía y un evento que recibe inscripciones primero recopilan respuestas y la firma es parte de ese mismo envío. Google Forms no tiene una pregunta de firma. Una plataforma como Docusign está hecha para contratos, no para recopilar datos, así que cada persona recibiría un documento aparte para firmar después del formulario. Con Formesign, las personas que responden firman al final del formulario que ya están llenando y cada respuesta llega con su propio PDF firmado.
A continuación, primero vemos cuándo un formulario con firma encaja mejor que una plataforma de firmas y luego cómo agregar una. Para probarlo, importa tu formulario de Google.
¿Cuándo usar formularios con firma electrónica en lugar de plataformas especializadas de firma electrónica?
Si lo principal que necesitas es recopilar firmas en contratos y acuerdos, las plataformas especializadas de firma electrónica como Docusign, Echosign, etc. pueden encajar bien. Pero si lo principal que necesitas es recopilar datos para solicitudes de membresía, inscripciones a eventos, formularios de admisión de pacientes y otros y además necesitas recopilar firmas como parte del envío del formulario, puedes usar la función de formularios con firma electrónica. Formesign, un complemento para Google Forms, pone la firma dentro del mismo envío del formulario.
¿Cómo agregar firmas en Google Forms?
- Publica tu formulario en Google Forms, si todavía no lo has hecho.
- Haz clic en Importa tu formulario de Google, selecciona Import your Google Forms, pega el enlace de tu formulario y haz clic en Add signature
- Selecciona Simple signature y haz clic en Next
- Selecciona la pregunta después de la cual va y haz clic en Next
- Haz clic en Preview signing experience para probar el formulario
También puedes editar el formulario para personalizarlo y luego usar el enlace para compartir y recopilar respuestas con firma de tus usuarios. Para ver instrucciones detalladas con capturas de pantalla, consulta este artículo de ayuda.
Casos de uso de los formularios con firma electrónica
Formularios de inscripción: los formularios con firma electrónica se pueden usar para inscripciones a eventos, donde los participantes pueden firmar electrónicamente formularios de consentimiento, exenciones de responsabilidad o acuerdos de inscripción. Nadie tiene que imprimir, firmar y entregar papel.
Solicitudes de membresía: las asociaciones, los clubes y las organizaciones profesionales pueden usar formularios con firma electrónica para las solicitudes de membresía. Los solicitantes pueden firmar electrónicamente acuerdos de membresía, códigos de conducta u otros documentos necesarios durante la solicitud.
Exenciones y formularios de consentimiento: en varios sectores, como salud, fitness, recreación y organización de eventos, los formularios con firma electrónica se usan para recopilar formularios de consentimiento y exenciones. Los participantes o asistentes pueden firmar formularios electrónicamente para reconocer los riesgos, términos y condiciones de su participación.
Casos de uso en salud de los formularios con firma electrónica
Formularios de admisión de pacientes: los formularios con firma electrónica se pueden usar en la admisión de pacientes, donde los pacientes nuevos pueden firmar electrónicamente formularios de registro, cuestionarios de historia clínica, avisos de privacidad y formularios de consentimiento antes de su primera visita o cita.
Acuse de recibo de prácticas de privacidad: los formularios con firma electrónica se pueden usar para asegurar que los pacientes reconozcan que entienden las prácticas de privacidad y las normas HIPAA. Los pacientes pueden firmar electrónicamente avisos de privacidad, reconociendo cómo se usará y divulgará su información de salud protegida (PHI).
Autorización de historias clínicas: los pacientes pueden autorizar electrónicamente la entrega de sus historias clínicas a otros proveedores de salud, aseguradoras o terceros. Esto incluye firmar formularios de consentimiento para solicitudes de historias clínicas, compartir información para derivaciones o participar en estudios de investigación.
Consentimiento informado para procedimientos: los proveedores de salud pueden usar formularios con firma electrónica para obtener el consentimiento informado de los pacientes antes de procedimientos médicos, cirugías o tratamientos. Los pacientes pueden revisar los riesgos, los beneficios y las alternativas y dar su firma electrónica para indicar que entienden y están de acuerdo.
Resumen
Si recopilas datos y además necesitas una firma como parte del mismo envío, una plataforma especializada de firma electrónica es más de lo que necesitas y Google Forms no tiene una pregunta de firma. Con Formesign, las personas que responden firman cuando llenan el formulario. Importa tu formulario de Google y sigue los pasos de arriba.
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