Comment synchroniser la signature et le document signé avec Google Drive ?

Boobesh Ramalingam
Cofondateur de Guesswork.co.
"Enregistrer automatiquement le résultat en pdf dans le google drive"- Google Docs Editors Community

Enregistrer chaque formulaire signé en PDF dans Google Drive est une question fréquente : 76 personnes l'ont posée sur le forum de Google. C'est pour les approbations que ça fait le plus mal. Par exemple, chaque note de frais a besoin de la signature d'un responsable et d'une copie archivée, enregistrée dès qu'elle est signée. Google Forms ne garde que les réponses, donc quelqu'un télécharge chaque PDF et le range à la main dans un dossier et des copies se perdent. Un script peut le faire, mais quelqu'un doit l'écrire et le maintenir en état de marche. Avec Formesign, vous pouvez synchroniser automatiquement la signature, le document signé et les autres fichiers envoyés avec votre Google Drive. Vous choisissez le dossier une seule fois et, à partir de là, personne n'a plus à télécharger ni à déplacer un fichier.

C'est parti. Créez votre formulaire et suivez les étapes ci-dessous.

Enregistrer dans Google Drive

  • Cliquez sur Créer votre formulaire, cliquez sur Enter your form name, saisissez le nom et cliquez sur Generate
  • Vérifiez la structure et cliquez sur Proceed. Dans l'onglet "Edit" du formulaire, fermez la boîte de dialogue "Add eSignature" qui indique "Your signing link is ready".
La boîte de dialogue Add eSignature qui indique Your signing link is ready, avec son icône de fermeture mise en évidence et Share form et Add another signature sous Manage
  • Cliquez sur l'onglet "Signed PDF".
Les onglets Edit, Preview, Share, Signed PDF et Responses, avec Signed PDF mis en évidence
  • Cliquez sur Save to Google Drive
La barre de l'onglet Signed PDF avec le bouton Save to Google Drive mis en évidence
  • Dans Save to Google Drive, sélectionnez le dossier où vous voulez stocker les fichiers et cliquez sur Next. Un nouveau dossier prend le nom du fichier du formulaire dans votre Drive.
La boîte de dialogue Save to Google Drive avec Create a new folder in your drive (nommé Expense claim) et le bouton Next mis en évidence
  • Laissez Save Entire form response coché, cliquez sur Proceed et autorisez l'accès à Google Drive quand Google le demande. Si Could not save to Google Drive s'affiche, autorisez les fenêtres pop-up dans votre navigateur et réessayez.
L'étape Pages to save avec Save Entire form response coché et le bouton Proceed mis en évidence
  • Cliquez sur Done, puis sur Preview pour tester la synchronisation
La boîte de dialogue Save to Google Drive qui indique You're all set, avec le bouton Done mis en évidence
  • Formesign crée dans le dossier choisi un sous-dossier qui porte le nom de votre formulaire, par exemple Expense claim - Signed Documents.
Le dossier Expense claim dans Google Drive avec le sous-dossier Expense claim - Signed Documents mis en évidence
  • Chaque fois qu'un utilisateur remplit et envoie le formulaire, Formesign génère automatiquement un document PDF avec les signatures électroniques et le synchronise avec votre Google Drive.
Le dossier Expense claim - Signed Documents dans Google Drive, qui contient deux PDF signés nommés avec leur identifiant unique, le premier étant mis en évidence
Si le formulaire a plusieurs signataires, le document PDF est synchronisé quand la dernière personne signe.
Dans Google Docs, cliquez sur Extensions > cliquez sur Formesign - Signature for Google Docs > cliquez sur Signed documents to Drive. Dans Google Sheets, cliquez sur Extensions > cliquez sur Formesign - Sheet Signature > cliquez sur Signed documents to Drive.
Par défaut, le nom du fichier contient l'identifiant unique généré pour chaque réponse. Vous pouvez personnaliser votre formulaire pour inclure le nom ou l'e-mail dans le nom du fichier.

Résumé

Quand chaque formulaire signé doit être conservé dans Google Drive, enregistrer chaque PDF à la main prend du temps et certains se perdent. Avec Formesign, vous choisissez une seule fois un dossier Google Drive et Formesign génère automatiquement un document PDF avec les signatures électroniques et le synchronise avec votre Google Drive. Créez votre formulaire et suivez les étapes ci-dessus. Pour toute question, écrivez à l'assistance.

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