Hoe synchroniseer je de handtekening en het ondertekende document met Google Drive?

Boobesh Ramalingam
Medeoprichter van Guesswork.co.
"Het resultaat automatisch als PDF opslaan in Google Drive"- Google Docs Editors Community

Elk ondertekend formulier als PDF opslaan in Google Drive is een veelgestelde vraag: 76 mensen hebben hem gesteld op het forum van Google. Bij goedkeuringen doet het het meeste pijn. Elke onkostendeclaratie heeft bijvoorbeeld de handtekening van een manager nodig en een kopie in het archief, opgeslagen zodra hij is ondertekend. Google Forms bewaart alleen de antwoorden, dus iemand downloadt elke PDF en zet die met de hand in een map, en er raken kopieën kwijt. Een script kan dit doen, maar iemand moet het schrijven en werkend houden. Met Formesign synchroniseer je de handtekening, het ondertekende document en andere geüploade bestanden automatisch met je Google Drive. Je kiest de map één keer, en vanaf dan hoeft niemand meer een bestand te downloaden of te verplaatsen.

Aan de slag. Maak je formulier en volg de stappen hieronder.

Opslaan in Google Drive

  • Klik op Maak je formulier, klik op Enter your form name, typ de naam en klik op Generate
  • Controleer de opzet en klik op Proceed. Sluit op het tabblad "Edit" van het formulier het dialoogvenster "Add eSignature" met de melding "Your signing link is ready".
Het dialoogvenster Add eSignature met de melding Your signing link is ready, het sluitpictogram gemarkeerd en Share form en Add another signature onder Manage
  • Klik op het tabblad "Signed PDF".
De tabbladen Edit, Preview, Share, Signed PDF en Responses, met Signed PDF gemarkeerd
  • Klik op Save to Google Drive
De balk van het tabblad Signed PDF met de knop Save to Google Drive gemarkeerd
  • Kies bij Save to Google Drive de map waarin je de bestanden wilt opslaan en klik op Next. Een nieuwe map krijgt de naam van het formulierbestand in je Drive.
Het dialoogvenster Save to Google Drive met Create a new folder in your drive, met de naam Expense claim, en de knop Next gemarkeerd
  • Laat Save Entire form response aangevinkt, klik op Proceed en geef toegang tot Google Drive als Google erom vraagt. Zie je Could not save to Google Drive, sta dan pop-ups toe in je browser en probeer het opnieuw.
De stap Pages to save met Save Entire form response aangevinkt en de knop Proceed gemarkeerd
  • Klik op Done en dan op Preview om de synchronisatie te testen
Het dialoogvenster Save to Google Drive met de melding You're all set en de knop Done gemarkeerd
  • Formesign maakt in de gekozen map een submap met de naam van je formulier, zoals Expense claim - Signed Documents.
De map Expense claim in Google Drive met de submap Expense claim - Signed Documents gemarkeerd
  • Telkens als een gebruiker het formulier invult en verzendt, maakt Formesign automatisch een PDF-document met de e-handtekeningen en synchroniseert het met je Google Drive.
De map Expense claim - Signed Documents in Google Drive, met twee ondertekende PDF's genoemd naar hun unieke id's, de eerste gemarkeerd
Heeft het formulier meer dan één ondertekenaar, dan wordt het PDF-document gesynchroniseerd zodra de laatste persoon ondertekent.
Klik in Google Docs op Extensies > Formesign - Signature for Google Docs > Signed documents to Drive. Klik in Google Sheets op Extensies > Formesign - Sheet Signature > Signed documents to Drive.
De standaard bestandsnaam bevat de unieke id die voor elk antwoord wordt aangemaakt. Je kunt je formulier zo aanpassen dat de naam of het e-mailadres in de bestandsnaam staat.

Samenvatting

Als elk ondertekend formulier in Google Drive moet staan, kost elke PDF met de hand opslaan tijd en raken er een paar kwijt. Met Formesign kies je één keer een Google Drive-map, en Formesign maakt automatisch een PDF-document met de e-handtekeningen en synchroniseert het met je Google Drive. Maak je formulier en volg de stappen hierboven. Heb je vragen, schrijf dan naar support.

Laatst bijgewerkt: