Hoe zoek je gegevens uit Google Sheets op in Google Forms?

"Individuele leerlingen hun resultaten tonen door hun leerlingnummer in te vullen"- Google Docs Editors Community

Iemand vult een leerlingnummer, een bestelnummer of een kortingscode in, en het formulier moet de bijbehorende waarde in je Google Sheet vinden: de cijfers, de status van de bestelling, de korting. 25 mensen op het forum van Google hebben precies hierom gevraagd. Google Forms kan geen Sheet lezen terwijl iemand het invult, en Apps Script draait pas na het verzenden. Met Formfacade koppel je je sheet en beschrijf je de lookup in gewone taal, en de waarde verschijnt zodra iemand antwoordt. Je kunt hem tonen, verbergen of alleen-lezen maken, en hij wordt bij het antwoord opgeslagen.

Hieronder lees je wat een lookup is, waarom Apps Script het niet kan en hoe je er een instelt met Formfacade.

Wat is een lookup in Google Forms?

Een lookup koppelt een vraag in je formulier aan een kolom in je Google Sheet. Als een invuller een antwoord kiest of invult, raadpleegt het formulier je sheet in realtime en geeft het een bijbehorende waarde terug op basis van die keuze.

Als een invuller bijvoorbeeld een kortingscode invult, kan het formulier de bijbehorende korting opzoeken in je sheet en teruggeven. Of als een invuller de naam van een leerling uit een dropdown kiest, kan het formulier het e-mailadres van die leerling opzoeken in je sheet en teruggeven. Het e-mailadres wordt opgeslagen als antwoord in het e-mailadresveld van het formulier. Je kunt dit veld verbergen, zodat invullers het niet zien tijdens het invullen.

Dit is iets anders dan een dropdown vullen, waarbij de sheet alleen de lijst met opties levert. Een lookup gebeurt nadat de invuller een keuze heeft gemaakt of een waarde heeft ingevuld, en geeft gegevens uit je sheet terug op basis van wat diegene koos.

Kan ik Apps Script gebruiken?

Met Apps Script kun je een formulier bewerken of acties starten nadat een invuller het formulier heeft verzonden. Het kan bijvoorbeeld een sheet raadplegen om de antwoordopties in een dropdown bij te werken of een bevestigingsmail naar de invuller sturen. Maar Apps Script kan in een gewoon Google-formulier niet in realtime reageren op wat een invuller invult.

Voor een lookup moet het formulier je sheet raadplegen op het moment dat een invuller een keuze maakt of een waarde invult, en Apps Script kan dat op geen enkele manier doen terwijl de invuller het formulier invult.

Google Forms importeren via URL

Heb je je formulier al in Google Forms gemaakt, dan kun je het via de formulier-URL in Formfacade importeren. Zo ontstaat een kopie van je formulier in Formfacade, waarin je de lookup kunt instellen. Als invullers het formulier via de Formfacade-link verzenden, worden de antwoorden in Google Forms opgeslagen. Met de functie Link to Sheets in Google Forms synchroniseer je antwoorden automatisch en in realtime naar Google Sheets.

Neem dit voorbeeld. Een administratieformulier van een school toont een dropdown met namen van leerlingen. Als een medewerker een naam kiest, wordt het e-mailadres van de leerling automatisch opgezocht in de sheet en bij het antwoord opgeslagen. Zo verdwijnen typefouten en klopt het e-mailadres altijd en is het actueel. Het e-mailveld kan verborgen worden, zodat de medewerker het niet ziet tijdens het invullen.

Hoe stel je het in?

Je Google-formulier heeft de vraag nodig die mensen beantwoorden en een vraag voor de waarde die wordt opgezocht. Je Google Sheet heeft voor elk een kolom nodig.

Klik op Koppel je Google Sheet aan je formulier
Klik op de pagina die opent op "Connect Google Sheets to your form with AI"

Plak de link van je Google-formulier en klik op Next. Formfacade kopieert je vragen
Kies je sheet en klik op Next. Heb je er nog geen gekoppeld, klik dan op Connect a Google Sheet en kies hem in het venster van Google
Pas onder "How do you want to connect?" de instructie aan die voor je is geschreven om de lookup te maken en klik op Proceed. Bijvoorbeeld: "Als een medewerker de naam van een leerling kiest, zoek dan het e-mailadres op in de sheet Students en geef het terug."
Klik op Preview your form om het te proberen
Deel de Formfacade-link met je invullers.

Beschrijf in gewoon Engels of in elke andere taal wat je wilt en het raadpleegt je sheet in realtime zodra een invuller een keuze maakt en vult het antwoord met gegevens uit je sheet. Het formulier blijft automatisch synchroon met je sheet.

Nog een voorbeeld. Een winkel gebruikt een Google-formulier om bestellingen op te nemen en kortingen in te wisselen. Als een klant een kortingscode invult, raadpleegt het formulier de sheet in realtime en geeft het de bijbehorende korting terug. Bestaat de kortingscode niet in de sheet, dan toont het formulier een foutmelding. Bijvoorbeeld: "Als een klant een kortingscode invult, zoek dan de bijbehorende korting op in de sheet Discounts en geef die terug."

Waarom deze aanpak?

Geen Apps Script nodig. Stel de lookup in met een instructie in gewone taal.
Verwerkt grote hoeveelheden gegevens. Ondersteunt gegevens van elke omvang in Google Sheets zonder prestatiegrenzen.
Flexibele weergave. Verberg lookupvelden of maak ze alleen-lezen, zodat invullers de teruggegeven waarde niet kunnen bewerken.
Je sheet is de enige bron van waarheid. Werk gegevens op één plek bij en elk gekoppeld formulier neemt ze automatisch over.
Je sheet wordt nooit gewijzigd. Formfacade spiegelt je gegevens om formulieren snel te laden en gebruikt nooit schrijftoegang tot je sheet.

Beperkingen

Vereist een abonnement op Formfacade - Sheets Lookup.
Antwoorden worden zoals gewoonlijk in Google Forms opgeslagen, maar je moet de Formfacade-link gebruiken in plaats van de gewone Google Forms-URL om antwoorden te verzamelen.

Veelgestelde vragen

Kan ik de opgezochte waarde verbergen voor de invuller?

Ja. Je kunt het veld met de teruggegeven waarde verbergen. De waarde wordt nog steeds bij het antwoord opgeslagen, maar de invuller ziet hem niet tijdens het invullen van het formulier.

Wat gebeurt er als de ingevulde waarde niet in de sheet staat?

Het formulier kan de invuller een foutmelding tonen. Als een klant bijvoorbeeld een ongeldige kortingscode invult, laat het formulier weten dat de code niet bestaat.

Kan de lookup een waarde teruggeven uit een andere sheet dan die de dropdown voedt?

Ja. De dropdown en de lookup kunnen aan verschillende sheets gekoppeld zijn.

Moet de sheet een bepaalde opmaak hebben om de lookup te laten werken?

Nee. Zolang de zoekwaarden in één kolom staan en de bijbehorende waarden in een andere kolom, kan Formfacade met je bestaande sheetopbouw werken.

Worden antwoorden in Google Forms opgeslagen?

Ja. Of je nu de importmethode of de add-on gebruikt, antwoorden worden gewoon in Google Forms opgeslagen. Met de functie Link to Sheets in Google Forms synchroniseer je antwoorden in realtime naar Google Sheets.

Samenvatting

Als een formulier een waarde in je Google Sheet moet vinden terwijl iemand antwoordt, kan Google Forms dat niet en draait Apps Script pas na het verzenden. Met Formfacade koppel je je sheet en beschrijf je de lookup in gewone taal, en de waarde verschijnt terwijl iemand het formulier invult. Koppel je Google Sheet aan je formulier met Formfacade. Heb je vragen, schrijf dan naar support.