¿Cómo enviar recordatorios de firma automáticos?

"No logro averiguar cómo enviarle un "recordatorio" para pedirle que firme"- Google Docs Editors Community

Es una pregunta común: 192 personas en el foro de Google han preguntado cómo recordarle a alguien que no ha firmado. Con las solicitudes de compra en Google Forms, el correo de aprobación se puede borrar o perder en la bandeja de entrada y nada te avisa. Google Forms no puede enviar recordatorios, así que llevas una lista de quién tiene qué y escribes cada seguimiento tú mismo. En Formesign configuras una sola vez un recordatorio para un aprobador, en horas. Si no ha firmado para entonces, recibe un correo nuevo con el enlace de firma, aunque haya borrado el primero.

Empecemos. Crea tu formulario y sigue los pasos de abajo.

1. Abre la lista de firmantes

  1. Haz clic en Crea tu formulario, haz clic en Enter your form name, escribe Purchase request y haz clic en Generate.
  2. Revisa el esquema y haz clic en Proceed.
  3. Llegas a la pestaña EDIT, donde el cuadro Add eSignature dice Your signing link is ready. Ciérralo.
  4. Haz clic en el lápiz de la tarjeta Signature workflow.
  5. La IA elige los firmantes a partir del nombre de tu formulario, así que en Setup workflow, escribe encima para que digan Requester y Approver, elimina los demás desde sus tres puntos y haz clic en Next.
  6. Cierra el cuadro Your signing link is ready.
  7. Vuelve a hacer clic en el lápiz.
La tarjeta Signature workflow con Requester y Approver, con el lápiz marcado

2. Activa Set reminder

Haz clic en los tres puntos junto a Approver y activa Set reminder. En Remind if not signed after, usa − y + para definir las horas. Haz clic en Next para guardar y cierra el cuadro Your signing link is ready.
El menú de Approver en la lista de firmantes con los tres puntos, el interruptor Set reminder y las horas marcados, en 8 hrs y una insignia 8h junto a Approver

3. Comparte el enlace

Haz clic en SHARE, haz clic en Copy y envía el enlace a tu personal.

4. El aprobador recibe el recordatorio

Si no ha firmado a tiempo, recibe este correo con un nuevo botón Review & sign, aunque haya borrado el primero. Las horas se cuentan desde que firma el solicitante.
El correo de recordatorio para ana@example.com con el asunto [Reminder] Sign Purchase request #2 y el botón Review and sign marcado

5. Reenvíalo si lo necesitas

Cada firmante recibe un recordatorio por solicitud. Para enviar otro, abre SIGNED PDF, haz clic en los tres puntos de la tarjeta, elige Activity y haz clic en Resend request.
El panel Activity con ana@example.com pendiente y Resend request marcado

Resumen

Cuando una solicitud de firma sale por correo, se puede borrar o pasar por alto y nadie da seguimiento si no lo haces tú. Con Formesign, configuras un recordatorio una sola vez y quien no haya firmado a tiempo recibe un correo nuevo con el enlace. También puedes reenviarla desde Activity. Crea tu formulario y completa los pasos de arriba.

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