Wie fügen Sie eine Signatur in Google Forms hinzu?

Boobesh Ramalingam
Mitgründer von Guesswork.co.
"Wie füge ich eine elektronische Unterschrift in ein Google-Formular ein"- Google Docs Editors Community

Diese Frage stellen viele, die Haftungsausschlüsse, Einwilligungsformulare und Aufnahmeunterlagen in Google Forms einsammeln, und 608 Personen haben sie im Google-Forum gestellt. Google Forms hat kein Unterschriftsfeld. Ein Kontrollkästchen oder ein getippter Name ist schwach für eine Vereinbarung mit hohem Risiko, das Hochladen eines Unterschriftsbildes zwingt jede befragte Person zur Anmeldung mit einem Google-Konto, und DocuSign anzubinden braucht ein Skript oder Zapier. Mit Formesign fügen Sie Ihrem Formular ein Unterschriftsfeld hinzu, und jede befragte Person zeichnet ihre Unterschrift beim Ausfüllen, auf jedem Smartphone oder Computer und ohne Google-Konto. Sie erhalten ein unterschriebenes PDF jeder Antwort.

Hier sind fünf Wege, in Google Forms eine Unterschrift einzuholen, und wo jeder davon an seine Grenzen stößt.

5 Wege, eine Unterschrift in Google Forms hinzuzufügen

Google Forms hat kein eingebautes Unterschriftsfeld, aber es gibt mehrere Wege, Einwilligungen und Unterschriften von Ihren Befragten einzuholen.
1. Kontrollkästchen für die Einwilligung einfügen
2. Eine Kurzantwort-Frage für getippten Namen oder Initialen nutzen
3. Eine Datei-Upload-Frage für Unterschriftsbilder hinzufügen
4. Signaturplattformen wie DocuSign oder HelloSign anbinden
5. Unterschriften mit einem Google Workspace-Add-on wie Formesign einholen

Was macht eine Unterschrift rechtsverbindlich?

Bevor wir uns ansehen, wie Sie diese Optionen mit Google Forms nutzen, werfen wir kurz einen Blick auf die Grundvoraussetzungen dafür, dass eine Vereinbarung rechtlich gültig und durchsetzbar ist. Es gibt vier zentrale Voraussetzungen.

Klarer Hinweis für eine informierte Einwilligung

Sie müssen einen klaren Hinweis einfügen, der Art, Umfang und Zweck der Vereinbarung erläutert. Sie können diese Bedingungen direkt in Ihr Google-Formular schreiben oder einen Link zur Webseite mit den Details einfügen. Kurz gesagt: Machen Sie es den Befragten leicht, die Bedingungen zu lesen und zu verstehen, bevor sie zustimmen.

Aktive Handlung, die die Absicht zur Unterschrift bzw. Annahme der Bedingungen zeigt

Die Befragten müssen den Bedingungen ausdrücklich zustimmen, damit dies rechtlich gültig ist. Das erreichen Sie, indem die Nutzer auf eine Schaltfläche "Ich stimme zu" klicken, eine Kontrollkästchen-Antwort "Ich habe die Bedingungen gelesen und stimme ihnen zu" ankreuzen oder das Formular vor dem Absenden unterschreiben müssen. Da diese Handlungen freiwillig sind, zeigen sie eine klare Absicht, an die Vereinbarung gebunden zu sein.

Vereinbarungen sicher speichern und dokumentieren

Sie müssen die Formularantwort dokumentieren, einschließlich der Bedingungen, Datum und Uhrzeit der Einwilligung und der Identität der Person. Diese Aufzeichnung ist für die Durchsetzung und die Klärung von Streitfällen unerlässlich. Wenn jemand das Formular ausfüllt und absendet, wird die Antwort in Google Forms zusammen mit Datum und Uhrzeit des Absendens gespeichert. Synchronisieren Sie die Antworten aus Google Forms mit Google Sheets, damit Sie eine Sicherung haben. Richten Sie außerdem Bestätigungs-E-Mails ein, die den Befragten eine Kopie ihrer Antwort samt Bedingungen für ihre Unterlagen schicken.

Die örtlichen Gesetze zur elektronischen Signatur einhalten

Sie müssen sicherstellen, dass die Methode, mit der Sie die Einwilligung einholen, alle geltenden Gesetze und Vorschriften zur elektronischen Signatur in Ihrem Rechtsraum erfüllt. Verschiedene Regionen haben eigene rechtliche Anforderungen an elektronische Verträge und Signaturen. Zum Beispiel UETA, ESIGN Act in den USA, eIDAS in der EU, PIPEDA in Kanada, ETA in Australien usw.

Methode 1: Kontrollkästchen für die Einwilligung

Das ist die einfachste Methode, in Google Forms eine Einwilligung einzuholen. Kontrollkästchen werden oft für Online-Vereinbarungen wie Nutzungsbedingungen genutzt, für Einwilligungen in Anmeldeformularen und für die Zustimmung zu E-Mail-Opt-in und Newslettern in Mitgliedsformularen.
  • Fügen Sie eine Kontrollkästchen-Frage mit einem klaren Titel und "Ich akzeptiere" oder "Ich habe die Bedingungen gelesen und stimme ihnen zu" als Antwortoption hinzu
  • Fügen Sie die Bedingungen in die Beschreibung ein oder verlinken Sie die Webseite mit den Bedingungen, und schreiben Sie klar dazu, dass das Ankreuzen der Option die Zustimmung zu den Bedingungen bedeutet
  • Markieren Sie diese Frage in Google Forms als Pflichtfrage

Vorteile

  • Einfach einzurichten und zu nutzen
  • Weit verbreitet und rechtsverbindlich, wenn die Kontrollkästchen richtig eingerichtet sind
  • Kostengünstig, da keine zusätzlichen Kosten anfallen

Nachteile

  • Jeder kann das Kästchen ankreuzen, ohne die Bedingungen zu lesen
  • Nicht geeignet für Vereinbarungen mit hohem Risiko oder Situationen, in denen eine erkennbare Unterschrift nötig ist

Methode 2: Kurzantwort-Fragen für Initialen oder vollständigen Namen

In Google Forms können Sie eine Kurzantwort-Frage hinzufügen, damit Nutzer eine Textantwort geben. Damit können Sie ein Textfeld einfügen, in das Nutzer ihre Initialen oder ihren vollständigen Namen eintragen, um zuzustimmen. Diese Methode eignet sich für einfache Vereinbarungen wie Fotofreigaben, Haftungsausschlüsse und Einwilligungen zur Teilnahme an Veranstaltungen, Workshops, Sport usw.
  • Fügen Sie eine Kurzantwort-Frage mit "Initialen" oder "Vollständiger Name" als Titel hinzu
  • Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, die den Zweck dieses Feldes klar festlegt. Zum Beispiel: "Mit der Eingabe Ihres Namens unten bestätigen Sie, dass Sie die in diesem Formular genannten Bedingungen gelesen haben und ihnen zustimmen"
  • Markieren Sie diese Frage in Google Forms als Pflichtfrage

Vorteile

  • Einfach einzurichten und zu nutzen für grundlegende Compliance
  • Kostengünstig, da keine zusätzlichen Kosten anfallen

Nachteile

  • Die rechtliche Gültigkeit hängt vom Rechtsraum ab, und diese Option ist nicht für Vereinbarungen mit hohem Risiko geeignet

Methode 3: Datei-Upload-Frage zum Hochladen von Unterschriften

Mit der Datei-Upload-Frage in Google Forms können Sie Dateien von Ihren Nutzern einsammeln. Sie können damit die Befragten ein Bild ihrer Unterschrift hochladen und ihre Antwort absenden lassen. Bei dieser Option müssen sich die Befragten aber mit ihrem Google-Konto anmelden, bevor sie das Formular sehen, Dateien hochladen und absenden können. Für Zielgruppen ohne Google-Konto ist sie daher ungeeignet.
  • Fügen Sie eine Datei-Upload-Frage mit dem Titel "Unterschrift hochladen" hinzu
  • Stellen Sie die Datei-Upload-Frage so ein, dass nur PNG- oder JPG-Dateien erlaubt sind
  • Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, die den Zweck des Unterschriftsbildes klar angibt
  • Markieren Sie diese Frage in Google Forms als Pflichtfrage

Vorteile

  • Eingebaute Funktion von Google Forms, die einfacher einzurichten ist
  • Keine externen Kosten wie bei spezialisierten Signaturplattformen und Google Workspace-Add-ons

Nachteile

  • Der Datei-Upload in Google Forms verlangt eine Anmeldung der Befragten und funktioniert daher nicht für Nutzer ohne Google-Konto
  • Eine Datei-Upload-Option zum Sammeln von Unterschriften erfüllt in bestimmten Rechtsordnungen möglicherweise nicht die rechtlichen Anforderungen an elektronische Signaturen

Methode 4: Signaturplattformen wie DocuSign oder HelloSign anbinden

Anders als bei den bisherigen Methoden nutzt dieser Ansatz Google Forms nur, um die ersten Angaben zu erfassen. Wenn die Person das Formular in Google Forms absendet, erstellt ein automatischer Workflow ein Dokument und schickt es ihr über eine eigene Signaturplattform wie DocuSign oder HelloSign zur Unterschrift. Diese Option eignet sich für Vereinbarungen und Verträge mit hohem Risiko.
  • Erstellen Sie ein Formular in Google Forms, um die nötigen Angaben zu erfassen
  • Passen Sie die Bestätigungsnachricht an, damit die Person weiß, dass ihr die Vereinbarung zur Unterschrift per E-Mail geschickt wird
  • Verknüpfen Sie Google Forms mit Google Sheets, damit Antworten bei jedem Absenden automatisch synchronisiert werden
  • Nutzen Sie Apps Script oder Integrationstools wie Zapier, um automatisch ein Dokument mit DocuSign oder HelloSign zu erstellen und es der Person zur Unterschrift zu schicken.

Vorteile

  • Rechtsverbindlich und konform mit den Gesetzen zur elektronischen Signatur
  • Signaturplattformen unterstützen fortgeschrittene Freigabe-Workflows und automatisches Weiterleiten
  • Geeignet für komplexe Vereinbarungen mit hohem Risiko

Nachteile

  • Schlechte Nutzererfahrung, da die Nutzer erst das Formular absenden und dann das Dokument per E-Mail öffnen müssen, um es zu unterschreiben
  • Fachwissen nötig, um Google Forms mit Signaturplattformen wie DocuSign zu verbinden
  • Spezialisierte Signaturplattformen sind teuer

Methode 5: Unterschriften mit einem Google Forms-Add-on einholen

Mit dem Formesign-Add-on für Google Forms können Sie Ihrem Formular ein Unterschriftsfeld hinzufügen. Anders als bei der Anbindung von DocuSign und HelloSign, wo die Befragten ein separates Dokument unterschreiben, das sie per E-Mail erhalten, erfasst Formesign die Unterschrift direkt beim Absenden des Formulars. Die Befragten unterschreiben beim Ausfüllen, nicht danach. Formesign erstellt automatisch ein unterschriebenes PDF für Ihre Unterlagen, das direkt in Google Drive gespeichert werden kann.
Formesign bietet zwei Unterschriftsoptionen:
  • Einfache Unterschrift: Fügen Sie überall im Formular ein Unterschriftsfeld hinzu. Die Befragten zeichnen ihre Unterschrift, um zu unterschreiben. Kein Google-Konto nötig.
  • Verifizierte Unterschrift: Erfassen Sie Name, E-Mail-Adresse und Unterschrift der befragten Person mit Identitätsprüfung. Die Person muss sich anmelden, ähnlich wie bei der Option für verifizierte E-Mail-Adressen in Google Forms.
Die einfache Unterschrift eignet sich für Haftungsausschlüsse, Einwilligungsformulare, Mitgliedsvereinbarungen und Verhaltenskodex-Formulare in Branchen wie Gesundheitswesen, Fitness, Freizeit und Eventmanagement. Die verifizierte Unterschrift eignet sich für Patientenaufnahmeformulare, Freigaben für Krankenakten, Arbeitsverträge und jede Situation, in der es wichtig ist, die Identität der befragten Person zu bestätigen.
Es gibt zwei Wege, mit Formesign anzufangen:
Option 1: Das Formesign-Add-on nutzen
  • Erstellen Sie Ihr Formular in Google Forms, um die nötigen Angaben zu erfassen
  • Stellen Sie sicher, dass Sie die relevanten Bedingungen in das Formular aufgenommen haben
  • Installieren Sie das Formesign Signature-Add-on und richten Sie Ihr Formular für Unterschriften ein
  • Teilen Sie den Formesign-Link mit den Befragten, um Unterschriften im Formular einzuholen
  • Antworten und Unterschriften werden automatisch in Google Forms gespeichert, und ein unterschriebenes PDF wird für Ihre Unterlagen erstellt
Option 2: Über die Google Forms-URL importieren
  • Öffnen Sie die Formesign-Website und klicken Sie auf Kostenlos testen
  • Kopieren Sie die URL Ihres bestehenden Google-Formulars, fügen Sie sie bei der Importoption ein und klicken Sie auf Add signature
  • Formesign erstellt eine Kopie Ihres Formulars und ändert das Original nicht
  • Teilen Sie den Formesign-Link mit den Befragten, um Unterschriften einzuholen
  • Antworten und Unterschriften werden im Tab Responses in Formesign gespeichert, und ein unterschriebenes PDF wird für Ihre Unterlagen erstellt. In Google Forms landen sie nur, wenn Sie in diesem Tab Submit to Google Forms einschalten.

Vorteile

  • Unterschriften lassen sich einfach in Ihren Formularen einrichten
  • Rechtsverbindlich und konform mit den Gesetzen zur elektronischen Signatur
  • Unterschriebenes PDF wird automatisch erstellt und in Google Drive gespeichert
  • Bietet ein reibungsloses Unterschreiben direkt beim Absenden des Formulars

Nachteile

  • Erfordert ein Abonnement, anders als das kostenlose Google Forms

So richten Sie Formesign ein

  • Veröffentlichen Sie Ihr Formular in Google Forms, falls noch nicht geschehen. Formesign braucht es veröffentlicht.
  • Klicken Sie auf Google-Formular importieren und wählen Sie Import your Google Forms. Die Seite zum Kopieren Ihres Google-Formulars wird angezeigt.
  • Kopieren Sie die URL Ihres Google-Formulars, fügen Sie sie in das Feld ein und klicken Sie auf Add signature
Der Bildschirm Make a copy of Google Form and add signature mit eingefügtem Link und markierter Schaltfläche Add signature
  • Wählen Sie Simple signature und klicken Sie auf Next
Choose signature type, mit markierten Optionen Simple signature und Schaltfläche Next
  • Wählen Sie unter Add signature after, wo das Unterschriftsfeld eingefügt werden soll, und klicken Sie dann auf Next.
Add signature after, mit ausgewählter Frage Squad und markierter Schaltfläche Next
  • Klicken Sie auf Preview signing experience, um das Formular als unterzeichnende Person auszuprobieren.
Your signing link is ready, mit markierter Schaltfläche Preview signing experience sowie Share form, Edit form, Edit signature und Add another signature unter Manage
  • Klicken Sie auf Autofill, um das Formular mit Ihrem eigenen Namen und Ihrer E-Mail-Adresse auszufüllen, zeichnen Sie Ihre Unterschrift und senden Sie es ab.
Das Formular Code of ethics in der Vorschau mit dem Hinweis Owner preview, Only you see this und markiertem Link Autofill
  • Klicken Sie auf View signed document, um das unterschriebene PDF zu prüfen. Nur Sie sehen diese Schaltfläche. Eine unterzeichnende Person sieht Your response has been recorded.
Die Seite mit Your response has been recorded, mit der Schaltfläche View signed document markiert
  • Klicken Sie auf Proceed und dann auf Skip for now. Ihr Logo und Ihre Firmendaten können Sie später über das Stiftsymbol auf dem unterschriebenen Dokument hinzufügen.
  • Klicken Sie auf Share form
Das unterschriebene PDF des Code of ethics mit der Leiste, die meldet, dass Ihr Formular jetzt bereit ist, und markierter Schaltfläche Share form

Wie teilen Sie es mit Ihren Befragten?

  • Kopieren Sie den Formularlink und schicken Sie ihn an Ihre Befragten, oder senden Sie ihn auf derselben Seite per E-Mail.
Der Tab Link unter Share mit dem Unterschriftslink und markierter Schaltfläche Copy
Jede befragte Person füllt das Formular aus und zeichnet ihre Unterschrift, ohne Anmeldung. Ihr unterschriebenes PDF erscheint in Ihrem Tab Signed PDF.

Zusammenfassung

Google Forms hat kein Unterschriftsfeld, und ein Kontrollkästchen, ein getippter Name oder ein hochgeladenes Bild liefern Ihnen keinen unterschriebenen Nachweis. Mit Formesign fügen Sie Ihrem Formular ein Unterschriftsfeld hinzu, die Befragten unterschreiben beim Ausfüllen auf jedem Smartphone oder Computer, und Sie erhalten ein unterschriebenes PDF jeder Antwort. Importieren Sie Ihr Google-Formular und führen Sie die Schritte oben aus. Wenn Sie Fragen haben, schreiben Sie an den Support.

Zuletzt aktualisiert: