O Google Forms está em conformidade com a HIPAA?
Antes que o primeiro paciente preencha seu Google Form, você precisa saber se ele pode guardar os dados de saúde dessa pessoa. Por padrão, não pode. O Google Forms só pode coletar PHI em um plano Business ou Enterprise do Google Workspace, com um Business Associate Agreement (BAA) assinado com o Google. A versão gratuita para consumidores não pode ser usada para PHI de jeito nenhum. Mesmo com um BAA, você é responsável pelos controles de acesso e por manter a PHI fora do compartilhamento público, e várias das proteções funcionam desativando recursos. O Formesign dá ao mesmo formulário um espaço de trabalho em conformidade com a HIPAA, respaldado pelo seu próprio BAA.
Este artigo explica primeiro o que o Google exige. Para começar no Formesign agora, crie seu formulário. O Método 2, perto do fim, mostra os passos.
Conformidade com a HIPAA: produto + processo
A conformidade com a HIPAA depende do produto (Google Forms) e também de como esse produto é usado (você):
- Produto: a versão do Google Forms que você usa precisa ter recursos de segurança e privacidade, como criptografia dos dados em trânsito e em repouso, logs de auditoria, controles de acesso e permissões de compartilhamento, as salvaguardas necessárias para proteger PHI.
- Processo: você precisa definir a finalidade do formulário, identificar e limitar as PHI que precisam ser coletadas nele. Também deve definir como as PHI coletadas são tratadas, quem tem acesso a elas e relatar qualquer violação de dados.
Além disso, você também precisa treinar os colegas que lidam com PHI sobre as normas da HIPAA e sobre como usar o produto para garantir a conformidade com a HIPAA.
Como deixar o Google Forms em conformidade com a HIPAA?
Passo 1: Faça upgrade para um plano do Google Workspace compatível com HIPAA
Formulários do Google Forms criados com uma conta pessoal (@gmail.com) não podem ficar em conformidade com a HIPAA, porque o Google não oferece BAA para contas de consumidor. Você pode mudar para um plano pago do Google Workspace que suporte a conformidade com a HIPAA, como Business Starter, Business Standard, Business Plus ou qualquer plano Enterprise. As edições gratuita e individual não se qualificam.
Passo 2: Assine o Business Associate Agreement (BAA) do Google
Se você assina a plataforma Google Workspace, assine o Business Associate Addendum com o Google e configure o controle de acesso das suas contas para atender aos requisitos da HIPAA. Para revisar e aceitar o BAA,
- Entre no Admin console com a conta de administrador do seu Google Workspace
- No Admin console, clique no ícone de menu > clique em Account > clique em Account settings
- Na página Account settings, clique em Legal and Compliance > clique em Security and Privacy Additional Terms
- Clique em Google Workspace/Cloud Identity HIPAA Business Associate Amendment para revisar o aditivo
- Clique em Review and Accept > responda às três perguntas para confirmar que você é uma entidade coberta pela HIPAA ou Business Associate de uma entidade coberta
- Para aceitar o BAA da HIPAA, clique em OK.
Passo 3: configure seus formulários para a Regra de Privacidade da HIPAA
A Regra de Privacidade da HIPAA define os usos e as divulgações permitidos de informações de saúde protegidas (PHI). Ao usar o Google Forms para coletar PHI, você deve seguir estes passos:
- Limite a coleta de PHI. Você deve configurar seu Google Forms para coletar só o mínimo de PHI necessário. Evite pedir informações sensíveis, a menos que sejam necessárias para a finalidade específica do formulário.
- Defina regras de retenção e exclusão de dados. Se você precisa coletar dados sensíveis de pacientes, estabeleça políticas e procedimentos claros de retenção para as PHI coletadas. Garanta que os dados sejam removidos permanentemente do Google Forms e do Google Sheets vinculado quando não forem mais necessários.
- Forneça um aviso de práticas de privacidade. Forneça um aviso que informe as pessoas sobre seus direitos de privacidade e como podem exercê-los, e como suas informações médicas podem ser usadas e divulgadas. Você pode criar uma seção com esse aviso no Google Forms ou publicá-lo no seu site e adicionar o link no Google Forms usado para coletar PHI.
- Obtenha consentimento & autorização. Configure seu Google Forms para obter consentimento para uso e divulgação de PHI para realizar tratamento, pagamento e operações de saúde.
Passo 4: configure seus formulários para a Regra de Segurança da HIPAA
A Regra de Segurança da HIPAA define as salvaguardas administrativas, físicas e técnicas para proteger as PHI. Ao usar o Google Forms para coletar PHI, você deve seguir estes passos:
- Use logins individuais e MFA. Implemente autenticação de usuários e controles de acesso para impedir que pessoas não autorizadas acessem PHI. Exija que cada membro da equipe entre com a própria conta e ative a verificação em duas etapas. Nunca use um login compartilhado, senão o acesso ao sistema e a atividade não podem ser rastreados por usuário.
- Implemente controles de acesso. Compartilhe seu Google Forms e o Google Sheets vinculado só com as pessoas autorizadas, para restringir o acesso às PHI coletadas. Ao contrário do Google Forms, o Google Sheets oferece controles de acesso detalhados. Configure autenticação de usuários, níveis de permissão e restrições de acesso adequados para proteger a confidencialidade dos dados usando o Google Sheets para compartilhar dados com sua equipe.
- Mantenha PHI fora de títulos e nomes de arquivos. Nunca coloque informações de pacientes no título do formulário nem no nome da planilha vinculada, porque eles são fáceis de expor por acidente.
- Desative os recibos de resposta. A Regra de Segurança não proíbe expressamente o uso de email para enviar e-PHI, mas recomenda implementar políticas e procedimentos para restringir o acesso. Como o recurso de recibos de resposta do Google Forms não permite personalizar o conteúdo, ative essa opção só se for absolutamente necessário.
- Nunca pré-preencha PHI. O Google Forms permite pré-preencher respostas passando valores por parâmetros de url. Você não deve usar esse recurso para pré-preencher PHI, porque elas ficarão expostas.
Passo 5: treine sua equipe
Conformidade é contínua, não uma configuração única. Treine todos que lidam com PHI sobre as regras da HIPAA e sobre o uso correto desses formulários: definir permissões e visibilidade adequadas, manter PHI fora de títulos e links pré-preenchidos e saber como relatar uma suspeita de violação. Atualize esse treinamento periodicamente.
Lacunas que continuam mesmo com um BAA assinado
Você assinou o BAA, configurou seus formulários para as Regras de Privacidade e de Segurança e treinou sua equipe. Mesmo assim, a maioria dessas salvaguardas são soluções improvisadas. Você abre mão de recursos em vez de protegê-los. O problema dessas restrições é que elas limitam os recursos que você pode usar e pioram a experiência do paciente. Restam várias lacunas que o Google Forms não consegue fechar sozinho:
- Funcionalidade perdida, não funcionalidade protegida. Desativar recibos e evitar o pré-preenchimento protege as PHI removendo recursos úteis. Não há uma forma nativa de enviar uma resposta por email ou pré-preencher os dados de um paciente conhecido sem expor PHI.
- Sem permissões por campo. O acesso é tudo ou nada: qualquer pessoa com acesso de edição ao formulário ou à planilha vinculada vê todas as respostas, então o padrão do "mínimo necessário" é difícil de cumprir.
- Sem assinatura eletrônica nem coleta de consentimento. Não há uma forma integrada de coletar uma confirmação assinada das práticas de privacidade ou uma autorização de uso e divulgação.
- Sem versões nem PDF para o paciente. Sem trilha de auditoria para respostas editadas e sem uma cópia em PDF do que foi enviado para o paciente.
- Os complementos ficam fora do BAA do Google. O BAA do Google não cobre complementos do Marketplace, então qualquer complemento que lide com PHI precisa fornecer seu próprio BAA à sua organização.
Fluxos clínicos que o Google Forms não consegue atender
Além da conformidade, estes casos aparecem o tempo todo na área da saúde e não têm solução nativa no Google Forms:
Uploads de arquivos obrigam os pacientes a fazer login. A pergunta de upload de arquivo do Google Forms exige que quem responde entre com uma conta Google, então coletar uma carteirinha do convênio, uma receita ou um documento com foto significa que todo paciente precisa de um login do Google, que muitos não têm ou não vão usar.
Autorizações não podem ser limitadas por paciente. Uma liberação ou autorização normalmente vale para uma pessoa específica e por um período definido, mas o Forms não consegue limitar um formulário assim. A equipe acaba copiando o formulário para cada paciente e dando à cópia o nome dele, colocando o nome do paciente (PHI) no título do arquivo, exatamente a prática contra a qual a Regra de Privacidade alerta.
Sem pontuação clínica. Avaliações validadas como PHQ-9, GAD-7, AUDIT etc. dão peso a cada resposta e associam o total a uma faixa de gravidade. O Google Forms oferece só correção certo/errado de teste, não pontuação ponderada, então não consegue calcular esses resultados e a equipe fica calculando à mão no Google Sheets.
Sem dados compartilhados entre vários formulários. A admissão normalmente envolve vários formulários em sequência, ficha de admissão do paciente, uma avaliação e uma autorização de liberação, e o Google Forms não consegue passar dados entre eles. Os pacientes digitam de novo o mesmo nome, email e dados em cada um, o que desperdiça tempo e abre espaço para erros.
Sem agendamento nem lembretes. Algumas avaliações precisam ser repetidas em uma programação (um PHQ-9 a cada duas semanas, por exemplo) para acompanhar a evolução. O Google Forms não consegue enviar um formulário de forma recorrente nem cobrar pacientes que não respondem, então a equipe precisa lembrar de reenviar e cobrar à mão.
Fechar essas lacunas é o papel de uma ferramenta feita para isso. Há duas opções para fazer isso com o Formesign, dependendo de os seus formulários já estarem no Google Forms ou de você estar começando do zero. As duas opções contam com nosso próprio BAA e com o atestado SOC 2 Type II.
Google Forms em conformidade com a HIPAA com o Formesign
Há dois métodos, e eles servem para equipes diferentes.
- Já criou seus formulários no Google Workspace com um BAA e treinou a equipe neles? Adicione o complemento HIPAA form do Formesign e continue trabalhando onde está.
- Vai começar do zero ou criou seu formulário com uma conta pessoal? Importe o Google Form para o espaço de trabalho do Formesign em conformidade com a HIPAA pela URL dele.
Método 1: complemento Formesign - HIPAA compliance for Google Forms
Seu formulário continua no Google Forms; o complemento acrescenta a conformidade a ele. Marque campos como PHI para mascará-los nos emails de notificação, nas exportações para o Sheets e nos links pré-preenchidos, defina permissões por campo (editável, somente leitura ou oculto), colete assinaturas eletrônicas para consentimento e autorização e mantenha logs de auditoria com versões das edições das respostas, fechando as lacunas acima sem mudar seu fluxo de trabalho.
- Instale o complemento Formesign - HIPAA compliance for Google Forms
- Marque campos como PHI: abra seu formulário no Google Forms > clique no ícone de complementos > selecione Formesign - HIPAA compliance for Google Forms > clique em Check HIPAA compliance e siga as instruções para concluir a verificação.
- Obtenha consentimento: clique no ícone de complementos > selecione Formesign - HIPAA compliance for Google Forms > clique em Add e-signature e siga as instruções para adicionar uma opção de assinatura ao seu formulário para consentimento e autorização.
- Colete respostas: use o link de compartilhamento do Formesign para coletar respostas dos seus pacientes ou use a opção de email que cria um pré-preenchimento seguro automaticamente, preenchendo o nome e o email do paciente sem expô-los na URL.
Método 2: importe seu formulário do Google Forms para o Formesign
- Formulário novo: crie seu formulário usando os modelos prontos do Formesign e personalize do jeito que você precisa.
- Importar formulário: abra a opção de importação do Formesign - HIPAA form, cole a URL do seu Google Forms e clique em Make my form compliant.
- Quando aparecer Verify your Google Forms setup meets HIPAA requirements with Formesign, clique em Proceed e em Next.
- Em Select fields that contain PHI, marque cada campo que possa incluir informações de saúde protegidas e clique em Next.
- Clique em Sign BAA e siga as instruções para criar seu formulário em conformidade com a HIPAA no Formesign. Você não pode pular esta etapa.
- Colete respostas: use o link de compartilhamento do Formesign para coletar respostas dos seus pacientes ou use a opção de email que cria um pré-preenchimento seguro automaticamente, preenchendo o nome e o email do paciente sem expô-los na URL.
Por que o Formesign
Seja qual for o caminho que você escolher, o Formesign também fecha as lacunas de fluxo clínico acima:
Upload de arquivos do paciente sem login. O Formesign converte o campo de upload de arquivo do Google Forms em um upload HTML, para os pacientes anexarem carteirinhas do convênio, receitas ou documentos sem uma conta Google. Por padrão, os arquivos ficam na infraestrutura Google Cloud do Formesign em conformidade com a HIPAA, com a opção de sincronizá-los com o seu próprio Google Drive (mantenha esse Drive sob o BAA do seu Workspace para que os arquivos sincronizados continuem cobertos).
Autorizações datadas, por paciente, em um só formulário. Use fórmulas para definir o período da autorização automaticamente, TODAY() para a data de início e TODAY().add(2, "years") para o vencimento, e adicione campos que registrem os dados de cada paciente no envio. Um único formulário atende então todos os pacientes, cada envio com sua própria validade. Nada de copiar um formulário por paciente e nada de nomes de pacientes em títulos de arquivos.
Pontuação automática de avaliações. Atribua pontos com peso a cada resposta e o Formesign os soma em um total e o associa a uma faixa de gravidade, pontuando instrumentos como PHQ-9, GAD-7 e AUDIT sem contagem manual.
Formulários conectados, preenchidos uma vez. Vincule seus formulários de admissão para que, ao enviar um, apareça uma mensagem de agradecimento com um link para o próximo e as respostas em comum sejam levadas adiante automaticamente em vez de digitadas de novo. Dados repetidos, como nome e email, passam por links pré-preenchidos seguros, então nunca ficam expostos na URL.
Formulários agendados e lembretes. Defina um formulário para sair de forma recorrente (diária, semanal ou mensal) e o Formesign envia o link por email automaticamente a cada ciclo, com lembretes para quem não o preencheu a tempo. Assim, avaliações periódicas baseadas em medição, como um PHQ-9 quinzenal, rodam sozinhas.
Comparação
Resumindo, veja como o Google Forms se compara ao HIPAA form do Formesign nas proteções de conformidade e nos fluxos clínicos vistos acima.
| Recursos | Google Forms | Formesign |
|---|---|---|
| BAA HIPAA | Não | Sim |
| Permissões por campo | Não | Sim |
| Ocultar PHI em e-mails & exportações | Não | Sim |
| Registro de auditoria por resposta | Só por arquivo | Sim |
| Assinaturas eletrônicas | Não | Sim |
| PDFs de respostas & assinados | Não | Sim |
| Upload de arquivos sem login | Não | Sim |
| Pontuação de avaliações (PHQ-9, GAD-7 etc) | Não | Sim |
| Formulários conectados & pré-preenchimento seguro | Não | Sim |
| Formulários agendados & lembretes | Não | Sim |
Perguntas frequentes
O Google Forms está em conformidade com a HIPAA por padrão?
Não. Ele só pode ficar em conformidade em um plano pago do Google Workspace, com um BAA assinado e a configuração correta. A conformidade com a HIPAA depende, no fim, tanto do produto quanto de como você o usa.
O Google Forms pode ficar em conformidade com a HIPAA?
Sim. Você precisa de um plano do Google Workspace que suporte a HIPAA (Business Starter ou superior, ou Enterprise), um Business Associate Agreement assinado e aceito no Admin console e a configuração adequada de controles de acesso, configurações de compartilhamento e treinamento da equipe para atender aos requisitos da HIPAA
A versão gratuita do Google Forms está em conformidade com a HIPAA?
Não. O Google não oferece BAA para contas pessoais gratuitas (gmail.com), então a versão gratuita não pode ser usada legalmente para coletar, armazenar ou transmitir PHI.
Posso usar o Google Forms para fichas de admissão de pacientes?
Só com um BAA assinado e salvaguardas bem configuradas. Como a admissão de pacientes quase sempre envolve PHI e o Forms não tem controles de acesso por campo nem logs de auditoria por resposta, muitas organizações adicionam um complemento específico ou usam uma ferramenta feita para a admissão.
Enviar respostas do Google Forms por email está em conformidade com a HIPAA?
Não por padrão. Os emails de notificação e de recibo contêm a resposta completa, incluindo qualquer PHI, então se um deles chegar a uma caixa de email não coberta por um BAA, isso é uma divulgação não permitida. Para enviar respostas por email com segurança, mascare ou remova as PHI da mensagem ou desative totalmente as notificações por email.
Resumo
Se você coleta dados de pacientes, o Google Forms precisa de um plano pago do Workspace, um BAA assinado e soluções paliativas que tiram recursos. Com o Formesign, você importa seu formulário para um espaço de trabalho em conformidade com a HIPAA, marca os campos com dados de pacientes e assina um BAA. Para isso, crie seu formulário como mostra o Método 2. Se tiver alguma dúvida, escreva para o suporte.
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