Wie sende ich Google Forms-E-Mail-Benachrichtigungen an mehrere Mitbearbeiter?

"die E-Mail geht nur an den Ersteller des Formulars, nicht an die Mitbearbeiter mit Admin-Zugriff"- Google Docs Editors Community

Wenn ein Team ein Formular teilt, muss jeder, der damit arbeitet, von jeder neuen Antwort erfahren. Google Forms schickt die Benachrichtigung nur an die Person, die sie aktiviert hat, meist den Ersteller des Formulars, und 163 Personen im Google-Forum haben gefragt, wie sie auch an die Mitbearbeiter geht. Das ist also eine häufige Frage. Jede Person kann die Benachrichtigungen für sich selbst aktivieren, aber dann erreichen sie einen Teil des Teams und den Rest nicht. Mit Formfacade tragen Sie die Liste einmal ein und alle darauf erhalten jede neue Antwort mit den Antworten gleichzeitig. Eine Gruppenadresse funktioniert auch, sodass ein Eintrag das ganze Team abdeckt.

Hier sind drei Wege, eine Google-Forms-Benachrichtigung an alle in Ihrem Team zu bringen und wo jeder an seine Grenzen stößt.

1. Jeder Mitbearbeiter aktiviert die Benachrichtigungen

Fügen Sie jede Person als Mitbearbeiter zum Formular hinzu. Jede von ihnen öffnet Responses, klickt auf das Symbol ⋮ und aktiviert Get email notifications for new responses. Das muss jede Person selbst tun, es funktioniert nur für Bearbeiter des Formulars und die E-Mail enthält keine Antworten.

2. Die Benachrichtigungen des Inhabers weiterleiten

Richten Sie in Gmail einen Filter ein, der die Benachrichtigungs-E-Mails des Formulars an Ihr Team weiterleitet. Der Link in diesen E-Mails öffnet die Antwort nur für den Formularinhaber, die Empfänger der Weiterleitung können sie also trotzdem nicht lesen.

3. Mit Formfacade an eine Liste senden

Formfacade schickt jede neue Antwort mit den Antworten per E-Mail an jede Adresse, die Sie eintragen.
  • Klicken Sie auf Formular erstellen, geben Sie ihm einen Namen, klicken Sie auf Create form und dann auf Proceed.
  • Wenn gefragt wird "Do you want to setup email notification for this form?", klicken Sie auf No.
Der Dialog Email notification mit der Frage Do you want to setup email notification for this form?, mit No markiert
  • Klicken Sie auf Responses.
Die Tabs Edit, Preview, Share und Responses, Responses markiert
  • Klicken Sie auf Kanban board, auf die drei Punkte ⋮ bei Submitted und dann auf Notify collaborators.
Das Kanban-Board mit geöffnetem Menü der Spalte Submitted und markiertem Notify collaborators
  • Tragen Sie die E-Mail-Adressen oder eine Gruppenadresse ein, durch Kommas getrennt, und klicken Sie auf Next.
Das Feld Email collaborators mit eingetragenen Adressen sam@example.com, lena@example.com und tom@example.com, markiert sind das Adressfeld und Next
  • Geben Sie einen Betreff ein und klicken Sie auf Next, dann bei der Nachricht auf Next.
  • Klicken Sie auf "Click here", füllen Sie das Formular aus und senden Sie es ab. Wenn die E-Mail ankommt, klicken Sie auf YES.
Jede neue Antwort geht gleichzeitig an alle auf der Liste. Niemand muss die Benachrichtigungen selbst aktivieren.
Eine Gmail-Nachricht von Repair request an me, lena und tom, mit dieser markierten Zeile, den Antworten von Priya Nair in einer Tabelle und einem Button Edit response

Zusammenfassung

Wenn ein ganzes Team von jeder neuen Antwort erfahren muss, reicht Google Forms nicht: Jede Person aktiviert die Benachrichtigungen für sich selbst und weitergeleitete E-Mails öffnen sich für sie nicht. Mit Formfacade tragen Sie eine Liste von Adressen einmal ein und alle darauf erhalten jede neue Antwort gleichzeitig. Erstellen Sie Ihr Formular und folgen Sie den Schritten oben. Wenn Sie Fragen haben, schreiben Sie unserem Support.

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