Sincronizza i moduli compilati con Drive

Boobesh Ramalingam
Cofondatore di Guesswork.co.
"Come creare automaticamente dei PDF con le risposte di Google Forms"- Quora

Alcuni moduli hanno bisogno di un file per ogni persona che li compila, non di una riga in un elenco. Per esempio, raccogli richieste di affitto e ognuna deve essere archiviata nella cartella degli inquilini prima di offrire l'appartamento. Google Forms tiene le risposte in un unico elenco, e stampare ogni risposta in PDF e spostarla nella cartella richiede tempo che non hai. Puoi scrivere uno script per farlo, ma poi aggiustare quello script tocca a te. Formesign crea un PDF di ogni risposta quando viene inviata e lo salva nella cartella di Google Drive che scegli. Può anche inviare quel PDF via email a chi ha compilato il modulo. Funziona per fatture, contratti, domande di iscrizione, certificati, documenti di inserimento e moduli di consenso.

Cominciamo. Carica il tuo modulo come PDF e segui i passaggi qui sotto.

Allegato email

  • Carica il tuo PDF e clicca su Proceed. In "Do you need the signed document to match your original PDF?", seleziona Yes, keep my PDF exactly as it is e clicca su Continue.
  • Controlla i campi e clicca su Proceed. In "How do you want the signature?", seleziona Create a reusable link for recurring forms e clicca su Continue. Clicca su View signed documents.
  • Clicca sulla scheda "Responses"
Le schede PDF Template, Form, Preview, Share, Signed PDF e Responses, con Responses evidenziata
  • Clicca su Kanban board
  • Clicca sui tre puntini della colonna in cui arrivano le risposte, come Submitted, e clicca su Notify respondent
Una colonna del Kanban board con i tre puntini evidenziati e il suo menu aperto su Notify respondent, evidenziato
  • Seleziona il campo dell'indirizzo email e clicca su Next
  • Modifica l'oggetto e clicca su Next
  • Modifica il messaggio, attiva l'opzione Include form response as attachment e clicca su Next
  • Quando compare Test email notification, invia una risposta di prova con il tuo indirizzo email nel modulo e clicca su YES per completare la configurazione.
Il passaggio del messaggio Email respondent, con Include form response as attachment spuntato ed evidenziato e il pulsante Next evidenziato
Quando l'utente completa e invia il modulo, riceve un'email di conferma con il documento PDF generato in allegato.

Sincronizza con Google Drive

  • Clicca sulla scheda "Signed PDF"
Le schede PDF Template, Form, Preview, Share, Signed PDF e Responses, con Signed PDF evidenziata
  • Fai clic su Save to Google Drive
La barra della scheda Signed PDF con il pulsante Save to Google Drive evidenziato
  • Seleziona la cartella che preferisci e clicca su Next
  • Lascia spuntato Save Entire form response, clicca su Proceed e autorizza l'accesso a Google Drive per completare la configurazione.
La finestra Save to Google Drive con Choose existing folder from drive scelto ed evidenziato, e il pulsante Next evidenziato
Quando l'utente completa e invia il modulo, il documento PDF generato viene sincronizzato automaticamente con il tuo Google Drive.
Per raccogliere le risposte, clicca sulla scheda "Share", copia il link e condividilo con i tuoi utenti.

Usa un modello Google Docs

Puoi anche partire dal tuo documento Google Docs. Clicca qui per saperne di più.

Riepilogo

Se ti serve ogni risposta archiviata come documento a sé, stampare ognuna in PDF e spostarla in una cartella richiede tempo. Con Formesign, sincronizzi una sola volta il tuo modulo con una cartella del tuo Google Drive e ogni risposta viene salvata lì come PDF a sé. Carica il tuo modulo come PDF e completa i passaggi qui sopra. Se hai domande, scrivi all'assistenza.

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