Ingevulde formulieren synchroniseren met Drive

Boobesh Ramalingam
Medeoprichter van Guesswork.co.
"Hoe maak je automatisch PDF's met antwoorden van Google Forms"- Quora

Sommige formulieren hebben een bestand nodig voor elke persoon die ze invult, geen regel in een lijst. Een voorbeeld: je neemt huuraanvragen aan en elke aanvraag moet in je map met huurders staan voordat je de woning aanbiedt. Google Forms bewaart antwoorden in één lijst, en elk antwoord als PDF afdrukken en naar de map verplaatsen kost tijd die je niet hebt. Je kunt er een script voor schrijven, maar dan moet je dat script zelf repareren. Formesign maakt van elk antwoord een PDF zodra het wordt verstuurd en slaat die op in de map in Google Drive die je kiest. Het kan die PDF ook mailen naar de persoon die het formulier heeft ingevuld. Dit werkt voor facturen, overeenkomsten, aanvragen, certificaten, onboardingdocumenten en toestemmingsformulieren.

Aan de slag. Upload je formulier als PDF en volg de stappen hieronder.

Bijlage in e-mail

  • Upload je PDF en klik op Proceed. Kies bij "Do you need the signed document to match your original PDF?" de optie Yes, keep my PDF exactly as it is en klik op Continue.
  • Controleer de velden en klik op Proceed. Kies bij "How do you want the signature?" de optie Create a reusable link for recurring forms en klik op Continue. Klik op View signed documents.
  • Klik op het tabblad "Responses"
De tabbladen PDF Template, Form, Preview, Share, Signed PDF en Responses, met Responses gemarkeerd
  • Klik op Kanban board
  • Klik op de drie puntjes van de kolom waarin je antwoorden binnenkomen, zoals Submitted, en klik op Notify respondent
Een kolom op het Kanban board met de drie puntjes gemarkeerd en het menu open op Notify respondent, dat gemarkeerd is
  • Kies het veld met het e-mailadres en klik op Next
  • Pas het onderwerp aan en klik op Next
  • Pas het bericht aan, zet de optie Include form response as attachment aan en klik op Next
  • Als Test email notification verschijnt, verstuur je een testantwoord met je eigen e-mailadres in het formulier en klik je op YES om het instellen af te ronden.
De stap Email respondent message met Include form response as attachment aangevinkt en gemarkeerd en de knop Next gemarkeerd
Als de gebruiker het formulier invult en verstuurt, krijgt hij een bevestigingsmail met het gemaakte PDF-document als bijlage.

Synchroniseren met Google Drive

  • Klik op het tabblad "Signed PDF"
De tabbladen PDF Template, Form, Preview, Share, Signed PDF en Responses, met Signed PDF gemarkeerd
  • Klik op Save to Google Drive
De balk van het tabblad Signed PDF met de knop Save to Google Drive gemarkeerd
  • Kies de gewenste map en klik op Next
  • Laat Save Entire form response aangevinkt, klik op Proceed en geef toegang tot Google Drive om het instellen af te ronden.
Het venster Save to Google Drive met Choose existing folder from drive gekozen en gemarkeerd en de knop Next gemarkeerd
Als de gebruiker het formulier invult en verstuurt, wordt het gemaakte PDF-document automatisch gesynchroniseerd met je Google Drive.
Om antwoorden te verzamelen, klik je op het tabblad "Share", kopieer je de link en deel je hem met je gebruikers.

Gebruik een Google Docs-sjabloon

Je kunt ook beginnen met je Google Doc. Klik hier voor meer informatie.

Samenvatting

Als je elk antwoord als eigen document moet bewaren, kost het tijd om elk antwoord als PDF af te drukken en naar een map te verplaatsen. Met Formesign synchroniseer je je formulier één keer met je map in Google Drive en wordt elk antwoord daar als eigen PDF opgeslagen. Upload je formulier als PDF en volg de stappen hierboven. Als je vragen hebt, schrijf dan naar support.

Laatst bijgewerkt: