Sincroniza los formularios llenados con Drive

Boobesh Ramalingam
Cofundador de Guesswork.co.
"Cómo crear PDF automáticamente con las respuestas de Google Form"- Quora

Algunos formularios necesitan un archivo por cada persona que los llena, no una fila en una lista. Por ejemplo, recibes solicitudes de alquiler y cada una tiene que estar archivada en tu carpeta de inquilinos antes de ofrecer el departamento. Google Forms guarda las respuestas en una sola lista e imprimir cada respuesta como PDF y moverla a la carpeta toma un tiempo que no tienes. Puedes escribir un script para eso, pero entonces arreglar ese script te toca a ti. Formesign crea un PDF de cada respuesta cuando se envía y lo guarda en la carpeta de Google Drive que elijas. También puede enviar ese PDF por correo a la persona que lo llenó. Esto sirve para facturas, contratos, solicitudes, certificados, documentos de incorporación y formularios de consentimiento.

Empecemos. Sube tu formulario como PDF y sigue los pasos de abajo.

Archivo adjunto por correo

  • Sube tu PDF y haz clic en Proceed. En "Do you need the signed document to match your original PDF?", selecciona Yes, keep my PDF exactly as it is y haz clic en Continue.
  • Revisa los campos y haz clic en Proceed. En "How do you want the signature?", selecciona Create a reusable link for recurring forms y haz clic en Continue. Haz clic en View signed documents.
  • Haz clic en la pestaña "Responses"
Las pestañas PDF Template, Form, Preview, Share, Signed PDF y Responses, con Responses marcado
  • Haz clic en Kanban board
  • Haz clic en los tres puntos de la columna donde llegan tus respuestas (por ejemplo, Submitted) y haz clic en Notify respondent
Una columna del Kanban board con sus tres puntos marcados y su menú abierto en Notify respondent, que está marcado
  • Selecciona el campo de correo electrónico y haz clic en Next
  • Actualiza el asunto, haz clic en Next
  • Actualiza el mensaje, activa la opción Include form response as attachment y haz clic en Next
  • Cuando aparezca Test email notification, envía una respuesta de prueba con tu propio correo electrónico en el formulario y haz clic en YES para completar la configuración.
El paso del mensaje Email respondent, con Include form response as attachment marcado y resaltado y el botón Next marcado
Cuando el usuario completa y envía el formulario, recibe un correo de confirmación con el documento PDF generado como archivo adjunto.

Sincroniza con Google Drive

  • Haz clic en la pestaña "Signed PDF"
Las pestañas PDF Template, Form, Preview, Share, Signed PDF y Responses, con Signed PDF marcado
  • Haz clic en Save to Google Drive
La barra de la pestaña Signed PDF con el botón Save to Google Drive marcado
  • Selecciona la carpeta que prefieras, haz clic en Next
  • Deja marcada la opción Save Entire form response, haz clic en Proceed y autoriza el acceso a Google Drive para completar la configuración.
El cuadro de diálogo Save to Google Drive con Choose existing folder from drive elegido y marcado y el botón Next marcado
Cuando el usuario completa y envía el formulario, el documento PDF generado se sincroniza automáticamente con tu Google Drive.
Para recopilar respuestas, haz clic en la pestaña "Share", copia el enlace y compártelo con tus usuarios.

Usa una plantilla de Google Docs

También puedes empezar desde tu documento de Google Docs. Haz clic aquí para obtener más información.

Resumen

Si necesitas cada respuesta archivada como su propio documento, imprimir cada una como PDF y moverla a una carpeta toma tiempo. Con Formesign, sincronizas tu formulario con tu carpeta de Google Drive una sola vez y cada respuesta se guarda ahí como su propio PDF. Sube tu formulario como PDF y completa los pasos de arriba. Si tienes preguntas, escribe a soporte.

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