Como enviar formulários de segurança de forma programada?

"Dá para criar uma ficha de verificação diária que possa ser aberta todos os dias"- Google Docs Editors Community

Antes de cada turno, todo trabalhador do seu local precisa preencher uma ficha de verificação de segurança. Uma planilha compartilhada precisa ser limpa e reiniciada toda manhã, uma lista em papel é fácil de esquecer e o Google Forms não consegue se enviar sozinho em um horário agendado, então você pede às pessoas uma por uma e ainda não tem certeza de quem fez. O Formesign envia por e-mail a cada trabalhador uma ficha nova no horário que você escolher, todos os dias e você pode pausar o agendamento de um trabalhador quando o local fecha por uma semana.

Vamos começar. Crie seu formulário no Google Forms, depois importe-o e siga as etapas abaixo.

1. Abra Schedule emails

  1. Publique seu Google Form primeiro ou crie um em form.new com suas perguntas e clique em Publish.
  2. Se a página de importação ainda não estiver aberta, clique em Import Google Form. Cole o link dele (o endereço do formulário no navegador funciona) e clique em Add workflow.
  3. Em To be signed by, a caixa 1 já tem um palpite, então selecione-o e digite Worker. Clique em Next.
  4. Clique em SHARE e clique em Schedule emails em More options.
O cartão More options com Schedule emails destacado

2. Comece um agendamento

Clique em Schedule, escolha One schedule at a time e clique em Next. Você cria um agendamento para cada trabalhador.
A caixa How would you like to schedule your emails? com One schedule at a time e o botão Next destacados

3. Escolha o trabalhador e o horário

Digite o e-mail do trabalhador, clique em Advanced e ative Repeat schedule, que exige um plano pago. Escolha Daily, escolha um horário em Send at e clique em Schedule email.
A caixa Schedule email com sam@example.com digitado, Repeat schedule ativado, Daily escolhido e Send at 7:00 AM, com a caixa de e-mail, a chave e o botão Schedule email destacados

4. Confira seus agendamentos

Cada um aparece em All schedules com seu horário. Clique nos três pontos para Edit ou Pause, por exemplo quando o local fecha por uma semana.
A lista All schedules com três trabalhadores em Daily às 7:00 AM, cada um Active, com os três pontos de james@example.com e Pause destacados

5. O trabalhador recebe antes do turno

Nesse horário o trabalhador recebe este e-mail e toca em Review & sign. Ele preenche uma ficha nova no local e assina.
O e-mail para sam@example.com com o assunto Sign: Daily safety check sheet e o link Review and sign destacado

Resumo

Quando um formulário precisa ser preenchido de novo todo dia, reiniciar uma planilha compartilhada e lembrar as pessoas à mão toma seu tempo e deixa falhas. Com o Formesign, cada pessoa recebe uma cópia nova por e-mail no agendamento que você definir, sem nada para limpar ou reiniciar. Crie seu formulário no Google Forms, depois importe-o e siga as etapas acima.

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