Comment envoyer des formulaires de sécurité selon un calendrier ?

"Peut-on créer une fiche de contrôle quotidien qui puisse être ouverte chaque jour"- Google Docs Editors Community

Avant chaque poste, chaque employé de votre site doit remplir une fiche de contrôle de sécurité. Une fiche partagée doit être effacée et réinitialisée chaque matin, une liste papier est facile à oublier et Google Forms ne peut pas s'envoyer tout seul selon un calendrier. Vous relancez donc les gens un par un sans être sûr de qui l'a fait. Formesign envoie chaque jour à chaque employé une nouvelle fiche de contrôle par e-mail, à l'heure que vous choisissez. Vous pouvez mettre en pause le calendrier d'un employé quand le site ferme pendant une semaine.

Commençons. Créez votre formulaire dans Google Forms, puis importez-le et suivez les étapes ci-dessous.

1. Ouvrir Schedule emails

  1. Publiez d'abord votre Google Form ou créez-en un sur form.new avec vos questions et cliquez sur Publier.
  2. Si la page d'importation n'est pas encore ouverte, cliquez sur Import Google Form. Collez son lien (l'adresse du formulaire dans votre navigateur fonctionne) et cliquez sur Add workflow.
  3. Sous To be signed by, la case 1 contient déjà une suggestion, alors sélectionnez-la et saisissez Worker. Cliquez sur Next.
  4. Cliquez sur SHARE puis sur Schedule emails sous More options.
La carte More options avec Schedule emails mis en évidence

2. Créer un calendrier

Cliquez sur Schedule, choisissez One schedule at a time et cliquez sur Next. Vous créez un calendrier par employé.
La boîte de dialogue How would you like to schedule your emails? avec One schedule at a time et le bouton Next mis en évidence

3. Choisir l'employé et l'heure

Saisissez l'adresse e-mail de l'employé, cliquez sur Advanced et activez Repeat schedule, qui nécessite un forfait payant. Choisissez Daily, choisissez une heure sous Send at et cliquez sur Schedule email.
La boîte de dialogue Schedule email avec sam@example.com saisi, Repeat schedule activé, Daily choisi et Send at 7:00 AM. Le champ e-mail, l'interrupteur et le bouton Schedule email sont mis en évidence

4. Vérifier vos calendriers

Chacun apparaît sous All schedules avec son heure. Cliquez sur les trois points pour le modifier avec Edit ou le mettre en pause avec Pause, par exemple quand le site ferme pendant une semaine.
La liste All schedules avec trois employés en Daily à 7:00 AM, tous Active. Les trois points de james@example.com et Pause sont mis en évidence

5. L'employé la reçoit avant son poste

À l'heure prévue, l'employé reçoit cet e-mail et appuie sur Review & sign. Il remplit une nouvelle fiche de contrôle sur place et la signe.
L'e-mail à sam@example.com avec l'objet Sign: Daily safety check sheet et le lien Review and sign mis en évidence

Résumé

Quand un formulaire doit être rempli à nouveau chaque jour, réinitialiser une fiche partagée et relancer les gens à la main vous prend du temps et laisse des trous. Avec Formesign, chaque personne reçoit une nouvelle copie par e-mail selon le calendrier que vous fixez, sans rien à effacer ni à réinitialiser. Créez votre formulaire dans Google Forms, puis importez-le et suivez les étapes ci-dessus.

Dernière mise à jour :