Hoe vraag je om bestanden bij een handtekening?

"een handtekening en ook documenten van de ondertekenaar vragen"- DocuSign Community

De salarisadministratie wil het bouwlogboek bij elke ondertekende urenstaat. Je houdt de urenstaten bij in Google Sheets, met een regel waarop de leidinggevende tekent. Het bouwlogboek komt per e-mail binnen en raakt los van de sheet, en als je beide afdrukt, moet je ze opnieuw scannen. Mensen op het forum van DocuSign vragen om hetzelfde: een handtekening en documenten van dezelfde ondertekenaar. Met Formesign voegt de leidinggevende het bouwlogboek toe voordat hij tekent, en het komt in de ondertekende PDF. Je urenstaat blijft in Google Sheets, en de salarisadministratie krijgt de urenstaat en het bouwlogboek samen.

Aan de slag. Koppel je Google Sheet en volg de stappen hieronder.

1. Koppel je urenstaat

Klik op Import Google Sheet, plak de link van je urenstaat en klik op Add signature. Klik bij Let's connect your sheet op Next, kies je sheet in Google Drive en geef toegang. Kies het tabblad dat ondertekend moet worden en voeg de ondertekenaar toe, Supervisor.
Het scherm Paste your Google Sheets link met de geplakte link van de urenstaat en de knop Add signature gemarkeerd

2. Voeg een bestandsvraag toe aan het blok van de leidinggevende

Klik in EDIT op Expand workflow in het blok en klik op een veld erin. Klik op de + rechts, noem de vraag Upload site log en wijzig het type in File upload.
Het blok van de Supervisor met Supervisor name, een nieuwe vraag Upload site log van het type File upload en Supervisor signature, met de knop om een vraag toe te voegen en de typelijst gemarkeerd

3. Voeg het bestand toe aan de ondertekende PDF

Klik op de vraag, dan op het tandwiel ervan en open Answer. Zet Add as a reference in signed document aan en klik op Save.
Het tabblad Answer van de bestandsvraag met Add as a reference in signed document ingeschakeld en gemarkeerd en de knop Save gemarkeerd

4. De leidinggevende voegt het bestand toe en tekent

De leidinggevende opent je ondertekenlink, klikt op Add file en kiest het bouwlogboek. Hij tekent en klikt op SUBMIT.
De urenstaat van Tom Reyes met 38 uur op telefoonbreedte, met site-log.pdf geüpload en de getekende handtekening van Ana Costa, beide gemarkeerd, de datum van ondertekening en de knop Submit

5. Het bouwlogboek staat in de ondertekende PDF

PDF-, JPG- en PNG-bestanden worden pagina's van de ondertekende PDF, zodat de salarisadministratie de urenstaat en het bouwlogboek samen krijgt. Als de bestanden samen 10 MB of meer zijn, krijgt de PDF in plaats daarvan een pagina Attachments met links ernaar.
Pagina 2 van de ondertekende PDF in een PDF-viewer, met de gemarkeerde kop Upload site log (Attachment) boven het bouwlogboek van de week met in totaal 38 uur

Samenvatting

Als een ondertekenaar samen met zijn handtekening een bestand moet sturen, raakt een bestand dat per e-mail komt los van het dossier. Met Formesign voegt de ondertekenaar het bestand toe voordat hij tekent, en het komt samen met de rest van het formulier in de ondertekende PDF. Koppel je Google Sheet en voer de stappen hierboven uit. Heb je vragen, schrijf dan naar support.

Laatst bijgewerkt: