Hoe automatisch plannen van formulieren teams helpt 10x sneller handtekeningen te verzamelen
"Herinneringen sturen naar geselecteerde mensen"- Google Docs Editors Community
Als je een dagelijkse veiligheidsinspectie in Google Forms doet, ken je de routine: elke ochtend het formulier mailen, in een spreadsheet kijken wie heeft getekend en de rest een herinnering schrijven. Een formulier in Google Forms kan zichzelf niet volgens schema versturen en niemand herinneren, dus dat werk blijft bij jou liggen. Formesign voegt drie dingen toe aan het formulier: een schema dat het dagelijks, wekelijks of maandelijks verstuurt, herinneringen die alleen naar mensen gaan die nog niet hebben getekend en vooraf invullen, zodat de gegevens die je al hebt zijn ingevuld voordat iemand het opent.
Aan de slag. Maak je formulier om dit in te stellen.
Elke ochtend stuurt Sarah haar team hetzelfde formulier voor de veiligheidsinspectie. Elke middag stuurt ze herinneringsmails naar wie vergeten is te tekenen. Elke week is ze alleen al aan deze terugkerende taak 5+ uur kwijt.
Klinkt bekend? Je bent niet de enige. 67% van de operationeel managers zegt dat handmatig handtekeningen verzamelen hun productiviteit opslokt en compliancerapportages vertraagt.
Wat als je formulieren in Google Forms zichzelf konden versturen? Wat als herinneringen automatisch de deur uitgingen? Wat als elk formulier al vooraf ingevuld aankwam met de juiste gegevens?
Met de functies Planner, Herinnering en Vooraf invullen van Formesign is dit geen wensdenken. Het is je nieuwe werkwijze.
De verborgen kosten van handmatig handtekeningen verzamelen
Je hebt het perfecte formulier in Google Forms gemaakt. Je inspectiechecklist dekt elke veiligheidseis. Je vrijwaringsverklaring beschermt je organisatie. Je toestemmingsformulier voldoet aan elke compliancenorm.
Maar hier gaat het mis:
- Je mailt het formulier elke dag opnieuw met de hand
- Je houdt in een aparte spreadsheet bij wie wel en wie niet heeft getekend
- Je stuurt ongemakkelijke herinneringsmails naar wie niet reageert
- Je vult steeds weer dezelfde gegevens in formulieren in
5,2 uur/week Gemiddelde tijd die opgaat aan handmatig handtekeningen verzamelen
Dat is meer dan 270 uur per jaar, bijna zeven volle werkweken, aan taken die een computer in seconden afhandelt.
Erger nog: handmatige processen veroorzaken fouten. Formulieren worden niet verstuurd. Herinneringen worden vergeten. Compliancedeadlines verlopen. En als de auditors aankloppen, ben je in paniek gegevens aan het samenrapen uit e-mailthreads en verspreide spreadsheets.
De oplossing: automatische ondertekeningsworkflows
Formesign maakt van Google Forms een compleet automatisch systeem om handtekeningen te verzamelen. Drie functies werken samen en schrappen het handwerk:
| Planner | Verstuur handtekeningverzoeken automatisch dagelijks, wekelijks of maandelijks |
| Herinneringen | Stuur automatische opvolgmails naar iedereen die nog niet heeft getekend, zonder handmatig bijhouden |
| Vooraf invullen | Vul formuliervelden vooraf in met de gegevens van de ontvanger, zodat tekenen maar seconden duurt |
Samen zorgen deze functies voor een ondertekeningsworkflow volgens het principe "instellen en vergeten", die vanzelf loopt terwijl jij je richt op belangrijker werk.
De functies in detail: je complete automatiseringstoolkit
📅 Planner: formulieren automatisch volgens jouw schema versturen
Begin niet langer elke ochtend met "het dagelijkse formulier versturen". De planner verstuurt handtekeningverzoeken precies wanneer je ze nodig hebt, zonder dat je een vinger hoeft uit te steken.
Ga naar het Formesign-dashboard -> Selecteer het formulier -> Klik op "Share" -> Klik op "Schedule emails".
Zo werkt het:
- Klik op de pagina Schedule emails op "Schedule"
- Kies One schedule at a time of Bulk schedule en klik op Next
- Voeg ontvangers toe: vul het e-mailadres van elke goedkeurder in
- Klik op Advanced en zet Repeat schedule aan, kies dan Daily, Weekly of Monthly en je gewenste verzendtijd (formulieren worden verstuurd in jouw lokale tijdzone). Voor Repeat schedule heb je een betaald abonnement van Formesign nodig
- Klik op "Send email" en laat het los. Formesign doet de rest. Als Repeat schedule aan staat, heet deze knop "Schedule email"
Waarom dit belangrijk is: je loopt geen risico meer dat je vergeet formulieren te versturen. Elke inspectie, elke vrijwaringsverklaring, elk toestemmingsformulier gaat op tijd de deur uit, elke keer weer. Je audittrail bouwt zichzelf op.
🔔 Herinneringsmails: automatische opvolging die werkt
Niemand stuurt graag "even checken"-mails. En niemand krijgt ze graag. Automatische herinneringen lossen dit op door beleefde, professionele opvolgmails alleen te sturen naar mensen die nog niet hebben getekend.
Zo werkt het:
- Klik op het potlood op de kaart Signature workflow, klik op de drie puntjes naast de goedkeurder, zet Set reminder aan en stel in wanneer die goedkeurder een herinnering krijgt (bijv. 4 uur, 24 uur, 48 uur)
- Pas de frequentie van de herinneringen aan op de urgentie
- Herinneringen stoppen automatisch zodra de handtekening binnen is
- De schakelaar Reminder emails onder Advanced, op het tabblad Email en in het vak Schedule email, vereist een betaald abonnement van Formesign
73% snellerOndertekeningspercentage met automatische herinneringen tegenover handmatig opvolgen
Waarom dit belangrijk is: je hoeft niet meer heen en weer te mailen. Herinneringen gaan op het beste moment de deur uit en je hoeft nooit meer handmatig bij te houden wie wel en wie niet heeft getekend. Je ondertekeningspercentage stijgt zonder extra moeite.
✨ Formuliergegevens vooraf invullen: sneller tekenen, minder fouten
Waarom zouden ondertekenaars gegevens intypen die je al hebt? Vooraf invullen vult formuliervelden automatisch in, zoals namen, e-mailadressen, datums en afdelingsgegevens, zodat ontvangers in seconden kunnen controleren en tekenen.
Twee manieren om vooraf in te vullen:
Fill Manually: vul gegevens direct in via een eenvoudig formulier
Upload Document: upload een PDF of document en Formesign haalt de gegevens er automatisch uit om je formulier vooraf in te vullen. Geen handmatig kopiëren en plakken nodig
Waarom dit belangrijk is: je maakt het ondertekenaars makkelijker en voorkomt invoerfouten. Formulieren die minuten kostten, zijn nu in seconden ingevuld. En als gegevens vooraf zijn ingevuld, krijg je schonere, consistentere gegevens.
Stop met achter handtekeningen aan jagen. Begin met automatiseren.
Handmatig handtekeningen verzamelen is niet alleen saai. Het is een risico. Gemiste formulieren, vergeten opvolging en inconsistente gegevens zorgen voor compliancegaten die je organisatie in gevaar brengen.
Met de functies Planner, Herinnering en Vooraf invullen van Formesign maak je van Google Forms een automatisch ondertekeningssysteem. Formulieren versturen zichzelf. Herinneringen gaan automatisch de deur uit. Gegevens worden direct ingevuld. En je krijgt complete, auditklare gegevens zonder handwerk.
Sluit je aan bij 700+ organisaties die Formesign al gebruiken om handtekeningen te verzamelen. Je eerste automatische formulier is maar vijf minuten verwijderd.
Samenvatting
Een formulier in Google Forms kan zichzelf niet volgens schema versturen of achter mensen aan gaan die nog niet hebben getekend, dus een terugkerend handtekeningformulier wordt dagelijks mailen en een spreadsheet bijhouden. Met Formesign gaat het formulier de deur uit volgens het schema dat jij instelt, herinneringen gaan alleen naar mensen die nog niet hebben getekend en vooraf invullen vult in wat je al weet. Maak je formulier om dit in te stellen.
Laatst bijgewerkt: