Come raccogliere più firme con un ordine di firma in Google Forms?

"In DocuSign puoi impostare un ordine di firma che blocca il documento per gli altri utenti"- Google Docs Editors Community

153 persone sul forum di Google hanno chiesto come impostare un ordine di firma come quello di DocuSign, in cui la persona successiva non può firmare finché non ha firmato quella prima. I proprietari che raccolgono domande d'affitto con Google Forms lo vivono a ogni contratto: l'inquilino firma per primo, poi il proprietario controfirma. Google Forms non ha un campo firma né un passaggio di mano, quindi il PDF della risposta viene mandato via email al secondo firmatario e i file vengono uniti a mano. DocuSign, Dropbox Sign e Adobe Sign garantiscono l'ordine, ma così il contratto sta in un sistema diverso dalle risposte del modulo. Formesign tiene l'ordine sul modulo stesso: il proprietario riceve l'email solo dopo che l'inquilino ha firmato e il PDF firmato va in Google Drive accanto alle risposte in Sheets.

Prima confrontiamo i due modi per farlo e i passaggi di Formesign sono alla fine. Per iniziare subito, importa il tuo Google Form.

Perché Google Forms non può farlo da solo

Un modulo Google Forms raccoglie una risposta da una persona. Non c'è un campo firma, quindi già la prima firma richiede un componente aggiuntivo o un ripiego. E non c'è passaggio di mano: quando l'inquilino invia, niente invita il proprietario a firmare dopo di lui. Si aggira il problema mandando via email il PDF della risposta al secondo firmatario e unendo i file a mano. L'ordine non è garantito da altro che dalla tua disciplina e con diversi inquilini che firmano nella stessa settimana è facile approvare un contratto due volte e dimenticarne del tutto un altro.

Metodo 1: DocuSign, Dropbox Sign o Adobe Sign

Le piattaforme dedicate alla firma elettronica gestiscono bene l'ordine di firma. Carichi il contratto, aggiungi inquilino e proprietario come destinatari e li trascini nell'ordine giusto. La busta avanza da sola, con promemoria e registro di audit.
Per il contratto in sé funziona bene. Il problema è tutto quello che c'è intorno. La domanda dell'inquilino, le referenze e i dettagli del trasloco probabilmente arrivano già tramite Google Forms, quindi metà dell'archivio vive nelle risposte del modulo e l'altra metà in una piattaforma di firma e li abbini a mano.
Pro: l'ordine di firma è garantito automaticamente, con promemoria integrati. Registro di audit con data e ora per ogni firmatario. Gestisce qualsiasi documento, non solo moduli.
Contro: i tuoi dati finiscono in due sistemi se l'accettazione gira già su Google Forms. Prezzo per busta o per utente. Una piattaforma in più da imparare per te e i tuoi inquilini.

Metodo 2: il componente aggiuntivo Signature workflow di Formesign

Il componente aggiuntivo Signature workflow aggiunge un flusso di approvazione al modulo stesso, così l'ordine è salvato nel modulo e non devi tenerne traccia tu. Imposti l'inquilino come primo firmatario e il proprietario come secondo. L'inquilino riceve il modulo, compila i suoi dati e firma. Solo quando ha finito il proprietario viene invitato a controfirmare. Se una delle due parti temporeggia, le email di promemoria sollecitano chi sta bloccando tutto. Vedi di chi è il turno per ogni unità e il contratto completato arriva come PDF firmato in Google Drive, accanto alla riga della risposta in Google Sheets.
Pro: l'inquilino firma sempre prima del proprietario, garantito dal flusso. Vedi lo stato di ogni contratto in un unico posto. Le email di promemoria sollecitano al posto tuo. PDF firmato salvato in Google Drive, dati delle risposte in Sheets.
Contro: a pagamento oltre il piano gratuito, vedi la pagina dei prezzi. Funziona solo con Google Forms. Ogni firmatario deve avere un indirizzo email.

Lo stesso passaggio di mano si ritrova altrove

Il contratto d'affitto non è un caso speciale. In molti contratti una persona compila i dati e firma per prima e qualcun altro deve firmare dopo di lei.
• Lettere di assunzione: firma il candidato, poi le risorse umane, poi il direttore
• Approvazioni delle richieste d'acquisto: il richiedente invia, il responsabile approva, l'amministrazione firma per ultima
• Contratti di noleggio attrezzature e di catering: firma il cliente, l'azienda controfirma

Come raccogliere più firme con Formesign

Ci sono due modi per iniziare con Formesign:
Opzione 1: usa il componente aggiuntivo Formesign
  • Crea il tuo modulo in Google Forms per raccogliere i dati necessari
  • Assicurati di aver incluso nel modulo i termini pertinenti
  • Installa il componente aggiuntivo Formesign - Signature workflow for Google Forms™ da Google Workspace Marketplace e configura il modulo per aggiungere le firme
  • Condividi il link di Formesign con chi risponde per raccogliere le firme nel modulo
  • Risposte e firme vengono registrate automaticamente in Google Forms e viene generato un PDF firmato per il tuo archivio
Opzione 2: importa il tuo Google Form (consigliato)
  • Pubblica il tuo modulo in Google Forms, se non l'hai ancora fatto.
  • Clicca su Importa il tuo Google Form e seleziona Import your Google Forms. Incolla il link del tuo Google Form e clicca su Add workflow. Formesign importa una copia del modulo e chiede chi deve firmare, in ordine.
  • Sotto To be signed by, la casella 1 ha già un'ipotesi, quindi selezionala e scrivi Tenant. Scrivi Landlord nella casella 2 e clicca su Next.
Il pannello Setup workflow con Tenant e Landlord sotto To be signed by e il pulsante Next evidenziato
  • Clicca sulla scheda "Share", copia il link e invialo ai tuoi inquilini.
L'inquilino compila i suoi dati, firma, clicca su SUBMIT, inserisce l'email del proprietario e clicca su Proceed. Il proprietario riceve un'email, clicca su Review & sign, legge le risposte e firma. Nella scheda Signed PDF, il riquadro mostra 1 signed | 1 pending fino ad allora e Signed and completed dopo.
Se firmi un gran volume di contratti che non hanno niente a che fare con i moduli, uno strumento del livello di DocuSign vale il suo prezzo. Se il processo gira già su Google Forms, come succede di solito con domande di affitto e contratti di locazione, il componente aggiuntivo Signature workflow tiene tutto in un unico posto: l'ordine di firma è imposto nel modulo e il PDF firmato finisce in Google Drive con i dati della risposta in Sheets.

Riepilogo

Google Forms non ha modo di far firmare una persona dopo l'altra, quindi l'ordine di firma si gestisce a mano oppure il contratto passa su una piattaforma di firma separata. Con Formesign, l'ordine è salvato sul modulo, ogni firmatario riceve l'email solo quando tocca a lui e il PDF firmato sta in un unico posto. Importa il tuo Google Form e completa i passaggi qui sopra. Se hai domande, scrivi all'assistenza.

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