Comment collecter plusieurs signatures avec un ordre de signature dans Google Forms ?

"Dans DocuSign, on peut définir un ordre de signature qui verrouille le document pour les autres utilisateurs"- Google Docs Editors Community

153 personnes sur le forum de Google ont demandé comment définir un ordre de signature comme celui de DocuSign, où la personne suivante ne peut pas signer tant que la précédente ne l'a pas fait. Les propriétaires qui reçoivent des demandes de location dans Google Forms y sont confrontés à chaque bail : le locataire signe d'abord, puis le propriétaire contresigne. Google Forms n'a ni champ de signature ni passage de relais, donc le PDF de la réponse est envoyé par e-mail au second signataire et les fichiers sont assemblés à la main. DocuSign, Dropbox Sign et Adobe Sign imposent l'ordre, mais le contrat se retrouve alors dans un autre système que les réponses du formulaire. Formesign garde l'ordre sur le formulaire lui-même : le propriétaire ne reçoit l'e-mail qu'après la signature du locataire et le PDF signé va dans Google Drive à côté des réponses dans Sheets.

Les deux façons de faire sont d'abord comparées et les étapes Formesign sont à la fin. Pour commencer tout de suite, importez votre Google Form.

Pourquoi Google Forms ne peut pas le faire seul

Un Google Form recueille une réponse d'une personne. Il n'y a pas de champ de signature, donc la première signature demande déjà un module complémentaire ou une astuce. Et il n'y a pas de passage de relais : une fois que le locataire a envoyé le formulaire, rien n'invite le propriétaire à signer ensuite. Les gens contournent le problème en envoyant le PDF de la réponse au second signataire et en assemblant les fichiers à la main. L'ordre n'est garanti par rien d'autre que votre propre discipline et avec plusieurs locataires qui signent la même semaine, il est facile d'approuver un bail deux fois et d'en oublier complètement un autre.

Méthode 1 : DocuSign, Dropbox Sign ou Adobe Sign

Les plateformes de signature électronique dédiées gèrent bien l'ordre de signature. Vous importez le contrat, ajoutez le locataire et le propriétaire comme destinataires et les faites glisser dans l'ordre. L'enveloppe circule automatiquement, avec des rappels et une piste d'audit.
Pour le contrat lui-même, cela fonctionne bien. Le problème, c'est tout ce qu'il y a autour. La demande du locataire, ses références et les détails de son emménagement arrivent sans doute déjà via Google Forms, donc la moitié du dossier vit dans les réponses de votre formulaire, l'autre moitié dans une plateforme de signature et vous les rapprochez à la main.
Avantages : l'ordre de signature est imposé automatiquement, avec des rappels intégrés. Piste d'audit horodatée pour chaque signataire. Gère n'importe quel document, pas seulement des formulaires.
Inconvénients : vos données se retrouvent dans deux systèmes si l'accueil des demandes passe déjà par Google Forms. Tarification par enveloppe ou par utilisateur. Une plateforme de plus à apprendre pour vous et vos locataires.

Méthode 2 : le module Signature workflow de Formesign

Le module Signature workflow ajoute un circuit d'approbation au formulaire lui-même, donc l'ordre est enregistré sur le formulaire et vous n'avez pas à le suivre. Vous définissez le locataire comme premier signataire et le propriétaire comme second. Le locataire reçoit le formulaire, remplit ses informations et signe. Ce n'est qu'une fois qu'il a terminé que le propriétaire est invité à contresigner. Si l'un des deux traîne, des e-mails de rappel relancent celui qui bloque. Vous voyez à qui c'est le tour pour chaque logement et le contrat finalisé arrive sous forme de PDF signé dans Google Drive, à côté de la ligne de réponse dans Google Sheets.
Avantages : le locataire signe toujours avant le propriétaire et c'est le circuit qui l'impose. Vous voyez l'état de chaque contrat au même endroit. Les e-mails de rappel relancent à votre place. PDF signé enregistré dans Google Drive, données de réponse dans Sheets.
Inconvénients : payant au-delà de l'offre gratuite, voir la page des tarifs. Fonctionne uniquement avec Google Forms. Chaque signataire doit avoir une adresse e-mail.

Le même passage de relais se retrouve ailleurs

Le contrat de location n'est pas un cas à part. Dans beaucoup d'accords, une personne remplit les informations et signe en premier et quelqu'un d'autre doit signer après elle.
• Lettres d'offre d'emploi : le candidat signe, puis les RH, puis le directeur
• Validation des demandes d'achat : le demandeur envoie, le manager approuve, la comptabilité signe en dernier
• Contrats de location de matériel et de traiteur : le client signe, l'entreprise contresigne

Comment collecter plusieurs signatures avec Formesign

Il y a deux façons de commencer avec Formesign :
Option 1 : utiliser le module complémentaire Formesign
  • Créez votre formulaire dans Google Forms pour collecter les informations nécessaires
  • Assurez-vous d'avoir inclus les conditions pertinentes dans le formulaire
  • Installez le module complémentaire Formesign - Signature workflow for Google Forms™ depuis Google Workspace Marketplace et configurez votre formulaire pour ajouter des signatures
  • Partagez le lien Formesign avec les répondants pour collecter les signatures dans le formulaire
  • Les réponses et les signatures sont enregistrées automatiquement dans Google Forms et un PDF signé est généré pour vos archives
Option 2 : importer votre Google Form (recommandé)
  • Publiez votre formulaire dans Google Forms, si ce n'est pas déjà fait.
  • Cliquez sur Importer votre Google Form et sélectionnez Import your Google Forms. Collez le lien de votre Google Form et cliquez sur Add workflow. Formesign importe une copie de votre formulaire et demande qui doit signer, dans l'ordre.
  • Sous To be signed by, la case 1 contient déjà une proposition : sélectionnez-la et tapez Tenant. Tapez Landlord dans la case 2 et cliquez sur Next.
Le panneau Setup workflow avec Tenant et Landlord sous To be signed by et le bouton Next mis en évidence
  • Cliquez sur l'onglet "Share", copiez le lien et envoyez-le à vos locataires.
Le locataire remplit ses informations, signe, clique sur SUBMIT, saisit l'e-mail du propriétaire et clique sur Proceed. Le propriétaire reçoit un e-mail, clique sur Review & sign, lit les réponses et signe. Dans l'onglet Signed PDF, la carte indique 1 signed | 1 pending jusque-là et Signed and completed ensuite.
Si vous signez un grand volume de contrats qui n'ont rien à voir avec des formulaires, un outil de la classe de DocuSign vaut son prix. Si le processus tourne déjà sur Google Forms, comme c'est souvent le cas pour les demandes et les contrats de location, le module Signature workflow garde tout au même endroit : l'ordre de signature est imposé sur le formulaire et le PDF signé arrive dans Google Drive avec les données de la réponse dans Sheets.

Résumé

Google Forms n'a aucun moyen de faire signer une personne après une autre, donc l'ordre de signature est suivi à la main ou le contrat part sur une plateforme de signature séparée. Avec Formesign, l'ordre est enregistré sur le formulaire, chaque signataire reçoit un e-mail seulement quand c'est son tour et le PDF signé est au même endroit. Importez votre Google Form et suivez les étapes ci-dessus. Si vous avez des questions, écrivez à l'assistance.

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