¿Cómo cambiar el nombre de los archivos sincronizados con Google Drive?

Boobesh Ramalingam
Cofundador de Guesswork.co.
"Crear carpetas de Google Drive y renombrar documentos a partir de respuestas de Google Forms"- Google Docs Editors Community

Cuando un encargado de seguridad pide el registro de capacitación en montacargas de un trabajador, lo quiere ya. Buscar en cajas de papeles puede tomar horas. Una carpeta de Google Drive con formularios firmados que solo llevan un id único no es mucho más rápida, porque los abres uno por uno hasta encontrar al trabajador correcto. Google Forms solo guarda las respuestas, así que no te dará un archivo con el nombre del trabajador. Con Formesign, configuras los campos clave del formulario para incluir automáticamente el nombre o el correo de la persona en el nombre del archivo cuando los archivos se sincronizan con tu Google Drive. Luego, una búsqueda del nombre del trabajador en Google Drive encuentra cada registro nuevo.

Empecemos. Crea tu formulario y sigue los pasos de abajo.

¿Cómo cambiar el nombre de los archivos?

  • Haz clic en Crear tu formulario, haz clic en Enter your form name, escribe el nombre y haz clic en Generate
  • Revisa el esquema y haz clic en Proceed. En la pestaña "Edit" del formulario, cierra el cuadro de diálogo "Add eSignature" que dice "Your signing link is ready".
El cuadro de diálogo Add eSignature que dice Your signing link is ready, con su ícono de cerrar marcado y Share form y Add another signature en Manage
  • Desplázate hasta el final del formulario. Haz clic en el ícono configure key fields, el cuaderno en la última fila After page
La fila After page 1 al final del formulario, con el ícono Configure key fields marcado
  • En el panel Respondent, configura Get name from y Get email from con los campos que tienen el nombre y el correo de la persona. Si no aparece Get email from, haz clic en + Email.
  • Haz clic en Save
El panel Respondent con Get name from en Worker name y Get email from en Worker email, ambos marcados, al igual que el botón Save
Ahora el nombre del archivo incluye el nombre. Cuando tengas una respuesta, lo verás en cada tarjeta de la pestaña Signed PDF. Las respuestas que ya tienes también cambian.
Una tarjeta en la pestaña Signed PDF, con el nombre de archivo PF000002 - Noor Ali - y el id único - Signed Document.pdf marcado
Para sincronizar estos archivos con tu Google Drive, consulta cómo sincronizar la firma y el documento firmado con Google Drive.

Resumen

Cuando los archivos firmados solo llevan un id único, encontrar el registro de una persona significa abrirlos uno por uno. Con Formesign, configuras una vez los campos clave para incluir el nombre o el correo de la persona en el nombre del archivo y encuentras cada registro nuevo con una búsqueda en tu Google Drive. Crea tu formulario y completa los pasos de arriba.

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