Como autopreencher campos do Google Forms com uma planilha?

"preencher automaticamente os campos de um google form com base em um número de telefone digitado, a partir de respostas anteriores?"- Google Docs Editors Community

As pessoas digitam um telefone ou uma matrícula de funcionário, e o nome, o email e o endereço que correspondem já estão na sua Google Sheet ou em respostas anteriores. O Google Forms faz todo mundo digitar tudo de novo, e entram erros. 53 pessoas no fórum do Google querem que o formulário preencha isso sozinho. O Apps Script não ajuda, porque não consegue preencher campos enquanto alguém está preenchendo o formulário. Com o Formfacade, você conecta sua planilha e descreve o preenchimento automático em inglês simples. A pessoa digita a matrícula e o formulário preenche o resto, a partir de uma planilha ou de várias, e sua planilha nunca é alterada.

Abaixo está a diferença entre preenchimento automático e pré-preenchimento, por que o Apps Script não consegue fazê-lo e como configurá-lo com o Formfacade.

Preenchimento automático vs. pré-preenchimento

Esses dois termos costumam ser usados como sinônimos, mas descrevem coisas diferentes:

O preenchimento automático acontece enquanto a pessoa está preenchendo o formulário. Quando ela seleciona ou digita um valor, os campos relacionados são preenchidos em tempo real a partir da sua planilha. Por exemplo, a pessoa seleciona uma matrícula de funcionário e o nome, o departamento e o local são preenchidos automaticamente.

O pré-preenchimento acontece antes de o formulário ser aberto. O dono do formulário gera um link pré-preenchido único para cada pessoa, com alguns campos já preenchidos quando ela abre o formulário. Por exemplo, enviar um formulário de feedback aos clientes com o nome e o número do pedido já preenchidos. Você pode gerar links pré-preenchidos à mão, usar uma fórmula do Google Sheets para gerá-los automaticamente com base nos dados da sua planilha ou usar o Formfacade Prefill para gerar links pré-preenchidos seguros sem expor dados nos parâmetros da URL.

Este artigo trata de preenchimento automático. Se você quer gerar links pré-preenchidos a partir de uma Google Sheet para enviar a pessoas específicas, veja o Formfacade - Prefill.

O que é o preenchimento automático no Google Forms?

O preenchimento automático conecta uma pergunta do seu formulário a uma ou mais colunas da sua Google Sheet. Quando quem responde seleciona ou digita um valor, o formulário consulta sua planilha em tempo real e preenche automaticamente vários campos com os dados relacionados.

Por exemplo, quando quem responde seleciona uma matrícula de funcionário em uma lista suspensa, o nome, o departamento e o local de trabalho são preenchidos a partir da planilha nos campos correspondentes do formulário. A pessoa não precisa digitar essas informações.

Ou, quando quem responde seleciona um produto em uma lista suspensa, a descrição, o preço e o estoque disponível são preenchidos a partir de uma planilha, e a alíquota de imposto e o frete a partir de outra.

O preenchimento automático pode preencher vários campos de uma vez, puxando dados de uma ou mais planilhas conectadas.

Posso usar o Apps Script?

O Apps Script pode ser usado para editar um formulário ou disparar ações depois que alguém envia o formulário. Por exemplo, pode consultar uma planilha para atualizar as opções de uma lista suspensa ou enviar um email de confirmação para quem respondeu. Mas o Apps Script não consegue reagir ao que a pessoa digita em tempo real dentro de um Google Form nativo.

O preenchimento automático exige que o formulário consulte uma ou mais planilhas no momento em que quem responde faz uma escolha ou digita um valor e preencha vários campos na hora. O Apps Script não tem como fazer isso enquanto a pessoa está preenchendo o formulário.

Importe o Google Forms pela URL

Se você já criou seu formulário no Google Forms, pode usar a URL dele para importá-lo para o Formfacade. Isso cria uma cópia do formulário no Formfacade, onde você configura o lookup. Quando as pessoas enviam o formulário pelo link do Formfacade, as respostas são registradas no Google Forms. Você pode usar o recurso Link to Sheets do Google Forms para sincronizar as respostas com o Google Sheets automaticamente, em tempo real.

Vamos a este exemplo. Uma empresa usa um Google Form para solicitações de funcionários. Quando um funcionário seleciona sua matrícula em uma lista suspensa, o nome, o departamento e o local de trabalho são preenchidos automaticamente a partir da planilha Employee. O funcionário só precisa preencher os detalhes específicos da sua solicitação.

Como configurar?

Seu Google Form precisa da pergunta que as pessoas vão responder e de uma pergunta para cada campo a preencher automaticamente. Sua Google Sheet precisa de uma coluna para cada uma.

Clique em Conecte sua Google Sheet ao seu formulário
Clique em "Autofill fields from Google Sheets" na página que abrir

Cole o link do seu Google Form e clique em Next. O Formfacade vai copiar suas perguntas
Selecione sua planilha e clique em Next. Se ainda não conectou nenhuma, clique em Connect a Google Sheet e escolha-a na janela do Google
Em "How do you want to connect?", ajuste a instrução já escrita para você e clique em Proceed. Por exemplo: "When a staff member selects an employee ID, autofill their name, department, and office location from the Employee sheet."
Clique em Preview your form para testar
Compartilhe o link do Formfacade com quem vai responder.

Descreva o que você quer em inglês simples ou em qualquer idioma e ele vai consultar sua planilha em tempo real quando quem responde fizer uma escolha e preencher as respostas com os dados da planilha. O formulário fica sincronizado com a planilha automaticamente.

Vamos a outro exemplo. Uma loja usa um Google Form para receber pedidos. Quando um cliente seleciona um produto em uma lista suspensa, a descrição, o preço e o estoque disponível são preenchidos a partir da planilha Products, e a alíquota de imposto e o frete são preenchidos a partir da planilha Pricing. O cliente só precisa digitar a quantidade. Por exemplo: "When a customer selects a product, autofill the product description, price, and available stock from the Products sheet, and the tax rate and shipping cost from the Pricing sheet."

Por que este método?

Sem Apps Script. Configure o preenchimento automático com uma instrução em inglês simples.
Lida com muitos dados. Aceita dados de qualquer tamanho no Google Sheets, sem limites de desempenho.
Interface flexível. Esconda os campos de lookup ou deixe-os somente leitura para que quem responde não edite o valor devolvido.
Sua planilha é a única fonte da verdade. Atualize os dados em um só lugar e todos os formulários conectados refletem a mudança automaticamente.
Sua planilha nunca é alterada. O Formfacade espelha seus dados para servir os formulários rápido e nunca usa acesso de escrita à sua planilha.

Perguntas frequentes

Posso preencher campos automaticamente a partir de mais de uma planilha?

Sim. Você pode conectar várias planilhas ao mesmo formulário e preencher campos diferentes a partir de planilhas diferentes com base em uma única escolha.

Posso esconder ou deixar somente leitura os campos preenchidos automaticamente?

Sim. Você pode deixar os campos preenchidos automaticamente como somente leitura, para que quem responde não edite os valores devolvidos, ou escondê-los por completo, para que a pessoa não os veja enquanto preenche o formulário.

O que acontece se o valor selecionado não existir na planilha?

Os campos de preenchimento automático ficam vazios. Você pode configurar uma mensagem de erro para avisar quem responde se nenhum dado correspondente for encontrado.

As respostas são registradas no Google Forms?

Sim. Seja pelo método de importação ou pelo complemento, as respostas são registradas no Google Forms normalmente. Você pode usar o recurso Link to Sheets do Google Forms para sincronizar as respostas com o Google Sheets em tempo real.

Resumo

Quando as pessoas redigitam dados que já estão na sua Google Sheet, entram erros, e o Google Forms não consegue preenchê-los por elas. Com o Formfacade, você conecta sua planilha e descreve em inglês simples quais campos preencher a partir dela. Conecte sua Google Sheet ao seu formulário com o Formfacade. Se tiver alguma dúvida, escreva para o suporte.