Google SheetsのデータでGoogle Formsを自動入力するには？

"既存の Google Sheets のデータを使って、複数の Google Forms に入力したい"- Google Docs Editors Community

これはよくある質問で、Google のフォーラムでは185人が尋ねています。顧客、生徒、スタッフはすでに Google Sheets の行として入っていて、それぞれに自分の情報が入力済みのフォームを届けたいはずです。Google Forms はシートを読み込めません。事前入力機能はリンクを1つずつしか作れず、Sheets でリンクを作る計算式はすべての値をリンクに入れてしまうので、誰でも読めて変更できてしまいます。Formfacade なら、Google Sheets に情報を入力すると、行ごとに事前入力リンクを作ります。各自が自分のリンクを開くと情報がすでに入力されていて、その項目を読み取り専用にすれば、送ったとおりの内容で戻ってきます。

以下は、Google Sheets から Google Forms に事前入力する3つの方法と、それぞれの足りない点です。

Google Sheets から Google Forms に事前入力する3つの方法

  1. Google の事前入力機能で、リンクを1つずつ作る
  2. Google Sheets で、行ごとにリンクを作る計算式
  3. Formfacade で、シートの行ごとにリンクを作る

1. Google の事前入力機能

Google Forms で ⋮ その他、続けて「事前入力した URL を取得」をクリックします。1人分の回答を入力し、「リンクを取得」をクリックしてコピーします。Google Forms で回答を事前入力する方法をお読みください。
足りない点：これを1人ずつ繰り返すことになります。各リンクのアドレスには値がそのまま入っていて、相手はどの値でも変更できます。

2. Google Sheets の計算式

事前入力リンクを1つコピーし、新しい列で、各質問の entry 番号を使ってそのアドレスと各行の値をつなげます。
足りない点：誰かが計算式を書き、直す必要があります。Google のフォーラムでは、リンクが長すぎて送れない、日付が数字に変わる、& や空白のところで回答が途切れる、といった報告があります。値は依然としてリンクに入っていて、変更もできてしまいます。

3. Formfacade: 行ごとの事前入力リンク

  • フォームを作成をクリックし、フォームに名前を付けて、Create formをクリックし、Proceedをクリックします。
  • 「Do you want to prefill this form and send them as email to your contacts?」と尋ねるPrefill & emailダイアログで、Noをクリックします。
Do you want to prefill this form and send them as email to your contacts? と尋ねる Prefill and email ダイアログ。No に印が付いています
  • Share タブをクリックします
Edit、Preview、Share、Responsesのタブ。Shareに印が付いています
  • More options の下で Create prefill links をクリックします
ShareページのMore optionsパネル。Create prefill linksに印が付いています
  • + Create new prefillをクリックします
No prefilled links yetと表示されたPrefill linksページ。+ Create new prefillに印が付いています
  • 最初のリンクに固有の名前を入力し、Create prefill link をクリックします
  • Create prefill、Import prefill、View Sheets の順にクリックします
  • Google Sheets で、各顧客の Prefill Name、メールアドレス、名前を入力します
Customer details タブと Prefill Name、Name、Email、Customer ID の列があり、顧客が3人入った Google Sheets
  • 初回は、拡張機能 > アドオン > アドオンを取得 をクリックし、「Formfacade - Prefill & email」を検索して、インストールをクリックします
  • 拡張機能 > Formfacade - Prefill & email > Import prefill をクリックします
  • 行を確認して、Proceedをクリックします
Formfacade は行ごとに事前入力リンクを作ります。リンクは Prefill links ページに一覧表示され、それぞれに Copy link があります。各自にリンクをメールで送るには、個別の Google Forms 事前入力リンクを一括メールで送る方法をお読みください。
customer-1001、customer-1002、customer-1003 が並ぶ Prefill links の画面。それぞれに専用のリンク、3 fields、Preview、Copy link があり、Copy link の1つに印が付いています

まとめ

Google Forms は Google Sheets を読み込めないので、一人ひとりに事前入力したフォームを用意するには、リンクを1つずつ作るか、すべての値をリンクに入れる計算式を書くことになります。Formfacade なら、Google Sheets に情報を入力すると、行ごとに事前入力リンクを作り、値はリンクに含めません。フォームを作成して、上の手順を完了してください。ご不明な点があれば、サポートにお問い合わせください。

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