¿Cómo autocompletar Google Forms con datos de Google Sheets?

"usar datos de una hoja de Google existente para llenar un conjunto de formularios de Google"- Google Docs Editors Community

Es una pregunta común: 185 personas en el foro de Google la han hecho. Tus clientes, estudiantes o empleados ya son filas en una hoja de Google Sheets y cada uno debería recibir un formulario con sus propios datos ya llenos. Google Forms no puede leer una hoja. Su Pre-fill form crea un enlace a la vez y una fórmula que crea los enlaces en Sheets pone cada valor en el enlace, donde cualquiera puede leerlo y cambiarlo. Con Formfacade, escribes los datos en Google Sheets y crea un enlace prellenado para cada fila. Cada persona abre su propio enlace y ve sus datos ya llenos. Puedes hacer que esos campos sean de solo lectura para que regresen tal como los enviaste.

A continuación, tres formas de rellenar previamente un formulario de Google desde una hoja de Google Sheets y dónde se queda corta cada una.

3 formas de rellenar previamente un formulario de Google desde Google Sheets

  1. El Pre-fill form de Google, un enlace a la vez
  2. Una fórmula en Google Sheets que crea un enlace para cada fila
  3. Formfacade, que crea un enlace para cada fila de tu hoja

1. El Pre-fill form de Google

En Google Forms, haz clic en ⋮ More y luego en Pre-fill form. Llena las respuestas de una persona, haz clic en Get link y cópialo. Lee ¿Cómo rellenar previamente respuestas en Google Forms?
Dónde se queda corto: lo repites para cada persona. Cada enlace lleva los valores en su dirección y la persona puede cambiar cualquiera de ellos.

2. Una fórmula en Google Sheets

Copia un enlace prellenado y, en una nueva columna, une su dirección con los valores de cada fila, usando el número de entrada de cada pregunta.
Dónde se queda corto: alguien tiene que escribir la fórmula y arreglarla. En el foro de Google, la gente reporta enlaces demasiado largos para enviar, fechas que se convierten en números y respuestas cortadas en un & o en un espacio. Los valores siguen en el enlace y todavía se pueden cambiar.

3. Formfacade: un enlace prellenado para cada fila

  • Haz clic en Crear tu formulario, ponle nombre a tu formulario, haz clic en Create form y haz clic en Proceed.
  • En el cuadro de diálogo Prefill & email que pregunta "Do you want to prefill this form and send them as email to your contacts?", haz clic en No.
El cuadro de diálogo Prefill and email que pregunta Do you want to prefill this form and send them as email to your contacts?, con No resaltado
  • Haz clic en la pestaña Share
Las pestañas Edit, Preview, Share y Responses, con Share marcado
  • En More options, haz clic en Create prefill links
El panel More options de la página Share, con Create prefill links marcado
  • Haz clic en + Create new prefill
La página Prefill links que dice No prefilled links yet, con + Create new prefill marcado
  • Escribe un nombre único para tu primer enlace y haz clic en Create prefill link
  • Haz clic en Create prefill, luego en Import prefill y luego en View Sheets
  • En la hoja de Google, escribe el Prefill Name, el correo y el nombre de cada cliente
Una hoja de Google con una pestaña Customer details y las columnas Prefill Name, Name, Email y Customer ID, con tres clientes
  • La primera vez, haz clic en Extensiones > Complementos > Descargar complementos, busca "Formfacade - Prefill & email" y haz clic en Instalar
  • Haz clic en Extensiones > Formfacade - Prefill & email > Import prefill
  • Revisa las filas y haz clic en Proceed
Formfacade crea un enlace prellenado para cada fila. Aparecen en la página Prefill links, cada uno con su propio Copy link. Para enviarle a cada persona su enlace por correo, lee ¿Cómo enviar correos masivos con un enlace prellenado personalizado de Google Forms?
La pantalla Prefill links con customer-1001, customer-1002 y customer-1003, cada uno con su propio enlace, 3 campos, Preview y Copy link; un Copy link resaltado

Resumen

Google Forms no puede leer una hoja de Google Sheets, así que rellenar previamente un formulario para cada persona significa crear un enlace a la vez o escribir una fórmula que pone cada valor en el enlace. Con Formfacade, escribes los datos en Google Sheets y crea un enlace prellenado para cada fila, sin poner los valores en el enlace. Crea tu formulario y sigue los pasos anteriores. Si tienes preguntas, escribe a soporte.

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