Google Forms automatisch mit Google Sheets-Daten füllen?

"Daten aus einer vorhandenen Tabelle in Google Sheets nutzen, um eine Reihe von Formularen in Google Forms zu füllen"- Google Docs Editors Community

Das ist eine häufige Frage, und 185 Leute haben sie im Forum von Google gestellt. Ihre Kunden, Schüler oder Mitarbeiter sind schon Zeilen in einer Tabelle in Google Sheets, und jeder von ihnen sollte ein Formular bekommen, in dem seine eigenen Angaben schon eingetragen sind. Google Forms kann keine Tabelle lesen. Sein Pre-fill form erstellt einen Link nach dem anderen, und eine Formel, die die Links in Sheets baut, setzt jeden Wert in den Link, wo ihn jeder lesen und ändern kann. Mit Formfacade tragen Sie die Angaben in Google Sheets ein und es erstellt für jede Zeile einen vorausgefüllten Link. Jede Person öffnet ihren eigenen Link und sieht ihre Angaben schon ausgefüllt, und Sie können diese Felder schreibgeschützt machen, sodass sie so zurückkommen, wie Sie sie verschickt haben.

Hier sind drei Wege, ein Formular in Google Forms aus einer Tabelle in Google Sheets vorauszufüllen, und wo jeder davon an Grenzen stößt.

3 Wege, ein Formular in Google Forms aus Google Sheets vorauszufüllen

  1. Pre-fill form von Google, ein Link nach dem anderen
  2. Eine Formel in Google Sheets, die für jede Zeile einen Link baut
  3. Formfacade, das für jede Zeile Ihrer Tabelle einen Link erstellt

1. Pre-fill form von Google

Klicken Sie in Google Forms auf ⋮ More und dann auf Pre-fill form. Füllen Sie die Antworten für eine Person aus, klicken Sie auf Get link und kopieren Sie ihn. Lesen Sie Wie füllt man Antworten in Google Forms voraus?
Wo es an Grenzen stößt: Sie wiederholen das für jede Person. Jeder Link trägt die Werte in seiner Adresse und die Person kann jeden davon ändern.

2. Eine Formel in Google Sheets

Kopieren Sie einen vorausgefüllten Link und verbinden Sie in einer neuen Spalte seine Adresse mit den Werten jeder Zeile, mit der Entry-Nummer jeder Frage.
Wo es an Grenzen stößt: Jemand muss die Formel schreiben und reparieren. Im Forum von Google berichten Leute von Links, die zu lang zum Verschicken sind, Datumswerten, die zu Zahlen werden, und Antworten, die bei einem & oder Leerzeichen abgeschnitten werden. Die Werte stehen weiterhin im Link und lassen sich weiterhin ändern.

3. Formfacade: ein vorausgefüllter Link für jede Zeile

  • Klicken Sie auf Formular erstellen, geben Sie Ihrem Formular einen Namen, klicken Sie auf Create form und dann auf Proceed.
  • Klicken Sie im Dialog Prefill & email, der fragt "Do you want to prefill this form and send them as email to your contacts?", auf No.
Der Dialog Prefill and email mit der Frage Do you want to prefill this form and send them as email to your contacts?, mit markiertem No
  • Klicken Sie auf den Tab Share
Die Tabs Edit, Preview, Share und Responses, markiert ist Share
  • Klicken Sie unter More options auf Create prefill links
Das Feld More options auf der Seite Share, mit Create prefill links markiert
  • Klicken Sie auf + Create new prefill
Die Seite Prefill links mit dem Hinweis No prefilled links yet, mit + Create new prefill markiert
  • Geben Sie einen eindeutigen Namen für Ihren ersten Link ein und klicken Sie auf Create prefill link
  • Klicken Sie auf Create prefill, dann auf Import prefill und dann auf View Sheets
  • Geben Sie in der Tabelle in Google Sheets für jeden Kunden den Prefill Name, die E-Mail und den Namen ein
Eine Tabelle in Google Sheets mit einem Tab Customer details und den Spalten Prefill Name, Name, Email und Customer ID, mit drei Kunden
  • Klicken Sie beim ersten Mal auf Extensions > Add-ons > Get add-ons, suchen Sie nach "Formfacade - Prefill & email" und klicken Sie auf Install
  • Klicken Sie auf Extensions > Formfacade - Prefill & email > Import prefill
  • Prüfen Sie die Zeilen und klicken Sie auf Proceed
Formfacade erstellt für jede Zeile einen vorausgefüllten Link. Sie stehen auf der Seite Prefill links, jeder mit eigenem Copy link. Wie Sie jeder Person ihren Link mailen, lesen Sie in Wie verschickt man Massen-E-Mails mit personalisiertem vorausgefülltem Link für Google Forms?
Der Bildschirm Prefill links mit customer-1001, customer-1002 und customer-1003, jeweils mit eigenem Link, 3 Feldern, Preview und Copy link, mit einem markierten Copy link

Zusammenfassung

Google Forms kann keine Tabelle in Google Sheets lesen. Ein Formular für jede Person vorauszufüllen heißt also, einen Link nach dem anderen zu erstellen oder eine Formel zu schreiben, die jeden Wert in den Link setzt. Mit Formfacade tragen Sie die Angaben in Google Sheets ein und es erstellt für jede Zeile einen vorausgefüllten Link, wobei die Werte nicht im Link stehen. Erstellen Sie Ihr Formular und führen Sie die Schritte oben aus. Wenn Sie Fragen haben, schreiben Sie dem Support.

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