Come autocompilare Google Forms con i dati di Google Sheets?

"usare i dati di un Google Sheet esistente per compilare una serie di Google Forms"- Google Docs Editors Community

È una domanda comune e 185 persone sul forum di Google l'hanno fatta. I tuoi clienti, studenti o dipendenti sono già righe in un Google Sheet e ognuno dovrebbe ricevere un modulo con i propri dati già compilati. Google Forms non può leggere un foglio. Il suo Pre-fill form crea un link alla volta e una formula che costruisce i link in Sheets mette ogni valore nel link, dove chiunque può leggerlo e cambiarlo. Con Formfacade, inserisci i dati in Google Sheets e lui crea un link precompilato per ogni riga. Ogni persona apre il proprio link e vede i suoi dati già compilati, e puoi rendere quei campi di sola lettura così tornano come li hai mandati.

Ecco tre modi per precompilare un Google Form da un Google Sheet, e dove ognuno non basta.

3 modi per precompilare un Google Form da Google Sheets

  1. Il Pre-fill form di Google, un link alla volta
  2. Una formula in Google Sheets che costruisce un link per ogni riga
  3. Formfacade, che crea un link per ogni riga del tuo foglio

1. Il Pre-fill form di Google

In Google Forms, clicca ⋮ More, poi Pre-fill form. Compila le risposte per una persona, clicca Get link e copialo. Leggi Come precompilare le risposte in Google Forms?
Dove non basta: Lo ripeti per ogni persona. Ogni link porta i valori nel suo indirizzo e la persona può cambiarne uno qualsiasi.

2. Una formula in Google Sheets

Copia un link precompilato e, in una nuova colonna, unisci il suo indirizzo con i valori di ogni riga, usando il numero di entry di ogni domanda.
Dove non basta: Qualcuno deve scrivere la formula e sistemarla. Sul forum di Google, le persone segnalano link troppo lunghi da mandare, date che diventano numeri e risposte tagliate a un & o a uno spazio. I valori restano nel link e si possono ancora cambiare.

3. Formfacade: un link precompilato per ogni riga

  • Clicca su Crea il tuo modulo, dai un nome al modulo, clicca su Create form e clicca su Proceed.
  • Nella finestra Prefill & email che chiede "Do you want to prefill this form and send them as email to your contacts?", clicca su No.
La finestra Prefill and email che chiede Do you want to prefill this form and send them as email to your contacts?, con No evidenziato
  • Clicca la scheda Share
Le schede Edit, Preview, Share e Responses, con Share evidenziata
  • In More options, clicca Create prefill links
Il pannello More options nella pagina Share, con Create prefill links evidenziato
  • Clicca su + Create new prefill
La pagina Prefill links che dice No prefilled links yet, con + Create new prefill evidenziato
  • Inserisci un nome univoco per il tuo primo link e clicca Create prefill link
  • Clicca Create prefill, poi Import prefill, poi View Sheets
  • Nel Google Sheet, inserisci il Prefill Name, l'email e il nome di ogni cliente
Un Google Sheet con una scheda Customer details e le colonne Prefill Name, Name, Email e Customer ID, con tre clienti
  • La prima volta, clicca su Estensioni > Componenti aggiuntivi > Scarica componenti aggiuntivi, cerca "Formfacade - Prefill & email" e clicca su Installa
  • Clicca su Estensioni > Formfacade - Prefill & email > Import prefill
  • Controlla le righe e clicca su Proceed
Formfacade crea un link precompilato per ogni riga. Sono elencati nella pagina Prefill links, ognuno con il suo Copy link. Per mandare a ogni persona il suo link via email, leggi Come inviare email in blocco con un link precompilato personalizzato di Google Forms?
La schermata Prefill links con customer-1001, customer-1002 e customer-1003, ognuno con il suo link, 3 campi, Preview e Copy link, con un Copy link evidenziato

Riepilogo

Google Forms non può leggere un Google Sheet, quindi precompilare un modulo per ogni persona vuol dire creare un link alla volta o scrivere una formula che mette ogni valore nel link. Con Formfacade, inserisci i dati in Google Sheets e lui crea un link precompilato per ogni riga, con i valori tenuti fuori dal link. Crea il tuo modulo e completa i passaggi qui sopra. Se hai domande, scrivi all'assistenza.

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